Circolare 23.6.2000 n. 1

A tutti i Ministeri – Gabinetto del Ministro
Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri
A tutte le amministrazioni autonome
A tutti gli uffici centrali del bilancio presso i Ministeri e le amministrazioni autonome
A tutte le ragionerie provinciali dello Stato
e, p.c.:
Al Consiglio di Stato
Alla Corte dei conti
All’Avvocatura generale dello stato
All’Istituto nazionale di statistica
Alla Commissione nazionale per le società e la borsa
All’Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni private e di interesse collettivo
All’Autorità Garante della concorrenza e del mercato
All’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione
All’Autorità per l’energia elettrica e il gas
All’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni
Al Garante per la protezione dei dati personali
All’Autorità di vigilanza dei lavori pubblici
Alla Commissione di vigilanza sui fondi pensione (COVIP)
A tutti gli enti pubblici non economici
All’Associazione nazionale comuni d’Italia (ANCI)
All’Unione province italiane (UPI)
Premessa
L’art. 26, legge 23 dicembre 1999, n. 488, (legge finanziaria per l’anno 2000, il cui estratto è allegato alla presente sub lettera A) ha introdotto rilevanti novità nelle modalità di acquisto di beni e servizi da parte delle amministrazioni dello Stato, coerentemente all’esigenza di razionalizzazione delle spese, nonché di monitoraggio dei fabbisogni e dei costi.
Il citato art. 26 delinea infatti un sistema in cui tramite le procedure previste dalla normativa vigente in materia di scelta del contraente vengono individuate imprese per la fornitura di beni e servizi alle pubbliche amministrazioni.
In particolare detta norma attribuisce al Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica la funzione di stipulare convenzioni in base alle quali le imprese fornitrici prescelte si impegnano ad accettare alle condizioni ed ai prezzi ivi stabiliti, ordinativi di fornitura sino alla concorrenza di un quantitativo complessivo predeterminato.
Il nuovo sistema di acquisizione di beni e servizi.
Sulla base di questi presupposti, il Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica, avvalendosi della società Consip S.p.a., ha concluso proprio in questi giorni una prima gara per le forniture di servizi di telefonia vocale fissa, di base ed aggiuntivi, ivi incluse le attività e le forniture relative all’attivazione dei medesimi servizi, e compresi i servizi idonei al monitoraggio dei consumi e al controllo della spesa, mediante l’utilizzo di nuove tecnologie e soluzioni organizzative, attraverso strumenti di “Information Technology”, in favore delle singole amministrazioni contraenti. L’offerta della società aggiudicataria Telecom Italia S.p.a., con cui è stipulata la convenzione, è in termini particolarmente vantaggiosi per le amministrazioni, che aderiranno alla convenzione attraverso ordinativi di fornitura inviati direttamente al fornitore.
Le amministrazioni centrali dello Stato e i loro uffici periferici sono invitati ad aderire con la massima tempestività consentita alla convenzione in parola, avendo la stessa la durata di un anno dal momento della stipula. Infatti, più tardiva sarà l’adesione nel corso dell’anno e minori saranno i vantaggi conseguibili in termini di risparmi di spesa. A questo riguardo si fa presente che la ripetuta convenzione può essere consultata sul sito Internet di questo Ministero (www.tesoro.it), nel quale verranno inserite mano a mano le successive convenzioni. Peraltro, le amministrazioni dello Stato sono comunque tenute ad approvvigionarsi utilizzando, nei limiti dei vincoli di bilancio, le convenzioni stipulate, salvo le eccezioni di cui al comma 6 dell’art. 27 della finanziaria per l’anno 2000. Le restanti pubbliche amministrazioni hanno facoltà di aderire, ovvero devono utilizzare i parametri di qualità e di prezzo per l’acquisto dei beni comparabili con quelli oggetto delle medesime convenzioni.
Tutte le amministrazioni dello Stato e le restanti amministrazioni aderenti, sulla base delle convenzioni stipulate dal Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica, quindi, possono emettere, attraverso propri funzionari a ciò delegati, gli ordinativi di fornitura con ciò perfezionando la procedura di ogni singolo acquisto (inteso in senso ampio e così ad esempio anche quale noleggio, somministrazione, locazione, ecc.) dei beni o dei servizi oggetto delle convenzioni stesse.
Con le procedure di scelta del contraente vengono esclusivamente individuati i fornitori delle amministrazioni e con la stipula delle convenzioni vengono definite tutte le condizioni contrattuali ed economiche a cui l’unità ordinante, attraverso l’emissione dell’ordinativo di fornitura, farà riferimento per la conclusione dei singoli contratti di acquisto. La stipula delle convenzioni non comporta alcun impegno di spesa per le amministrazioni. è solo con l’adesione alla convenzione e la successiva conclusione del singolo contratto di acquisto (rectius: ordinativo di fornitura) che sorgono in capo ad ogni singola amministrazione i diritti e gli obblighi relativi alla medesima convenzione ed al relativo ordinativo di fornitura, tra i quali quello di ricevere la prestazione e provvedere al pagamento dei beni e/o servizi acquistati.
Lo scrivente Ministero con decreto emanato in data 24 febbraio 2000 (allegato sub lettera B), ha deliberato di avvalersi per la realizzazione del sistema delle convenzioni di cui alla legge finanziaria per l’anno 2000, della struttura denominata Concessionaria servizi informatici pubblici – Consip S.p.a., società interamente posseduta dal Ministero del tesoro con missione esclusiva di prestare servizi alla pubblica amministrazione.
Alla Consip S.p.a. è stata affidata la gestione delle procedure per la conclusione delle convenzioni, la realizzazione e gestione del sistema di controllo e verifica dell’esecuzione delle convenzioni stesse, nonché l’esecuzione di tutti i servizi informatici, telematici, logistici e di consulenza necessari alla compiuta realizzazione del sistema stesso, anche attraverso sistemi tecnologici avanzati come, a titolo esemplificativo, sistemi di acquisto elettronici (E-Procurement).
In attuazione del descritto contesto normativo, Consip S.p.a. ha avviato la realizzazione del sistema delle convenzioni con i fornitori, prevedendo per le pubbliche amministrazioni anche la possibilità di trasmissione in via telematica degli ordinativi di fornitura. L’utilizzo delle convenzioni, anche mediante sistemi di acquisto elettronici (gestione dei cataloghi on-line per i fornitori convenzionati e degli ordini delle pubbliche amministrazioni), consentirà di ottenere una sensibile riduzione dei costi, di migliorare i livelli di servizio e di semplificare i processi di approvvigionamento. La Consip S.p.a., nel definire le convenzioni, terrà conto delle esigenze espresse dalle amministrazioni.
Nell’ambito di un programma di razionalizzazione delle diverse tipologie della spesa comune alle pubbliche amministrazioni, oltre alla convenzione per i servizi di telefonia fissa, sono in fase di definizione le convenzioni per il noleggio delle macchine fotocopiatrici, la cui attivazione è prevista entro giugno c.a., e per la cancelleria, la cui attivazione è prevista entro il mese di agosto c.a. Sono inoltre in fase di avviamento le procedure di selezione del fornitore per i servizi di telefonia mobile, per le centrali telefoniche, per i personal computer e le stampanti (noleggio). è previsto a breve l’avvio dell’implementazione di nuove strategie per i servizi di locazione degli immobili, di gestione degli uffici (p.e. manutenzioni), per i servizi postali e per l’approvvigionamento di energia elettrica. Sono in corso di definizione le strategie di approvvigionamento per carburanti e combustibili.
Attivazione delle convenzioni. Modalità operative.
Sotto il profilo procedimentale, appare opportuno in questa sede soffermarsi sulle incombenze che le amministrazioni dello Stato sono tenute ad osservare per dar luogo all’acquisizione di beni e/o servizi mediante l’utilizzo delle convenzioni di cui trattasi.
Per quanto concerne le amministrazioni centrali, una volta acquisita la comunicazione dell’avvenuta definizione delle convenzioni da parte del Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica, ovvero della Consip affidataria del servizio, i titolari dei singoli centri di responsabilità amministrativa interessati procederanno alla definizione dei contratti di acquisto (ordinativi di fornitura), previa assunzione dell’impegno di spesa sui pertinenti capitoli del proprio stato di previsione, da effettuare con il consueto e indispensabile intervento del coesistente Ufficio centrale del bilancio. Quest’ultimo curerà, quindi, la registrazione dell’impegno di spesa, validando gli ordinativi di fornitura emessi dall’amministrazione; ciò costituirà il necessario presupposto per la successiva fase del pagamento, sulla base delle condizioni contrattuali previste.
Per quanto concerne gli uffici periferici delle amministrazioni statali che operano in regime di legge n. 908/1960, va precisato che dovranno seguire lo stesso procedimento innanzi delineato, con l’ovvia avvertenza che l’assunzione dell’impegno e il successivo pagamento avranno luogo con l’intervento dei competenti uffici di riscontro (Ragionerie provinciali presso gli uffici dipartimentali del Tesoro).
E’ appena il caso di precisare che anche i funzionari delegati dovranno avvalersi, a decorrere dalla comunicazione della convenzione alle amministrazioni deleganti, del nuovo sistema di acquisizione di beni e servizi, nei limiti, ovviamente, delle disponibilità delle aperture di credito ricevute, procedendo alla emissione degli ordinativi di fornitura.
Conclusioni
Per il raggiungimento degli obiettivi comuni di economicità, di miglioramento dei livelli di servizio e di semplificazione dei processi, è necessaria la partecipazione di tutte le pubbliche amministrazioni alle iniziative avviate e da avviare secondo il citato programma di razionalizzazione.
Si richiede pertanto che ciascuna amministrazione individui uno o più referenti, che abbiano la responsabilità di ottimizzare l’utilizzo delle iniziative di razionalizzazione della spesa nell’ambito delle stesse amministrazioni.
Detti referenti inoltre, interfacciandosi con questo Ministero e con la Consip, individuano le politiche di razionalizzazione della spesa per l’amministrazione di competenza, gestiscono la comunicazione interna, supportano il cambiamento e gli ulteriori miglioramenti necessari per il conseguimento degli obiettivi. Si richiede altresì che la comunicazione dei suddetti referenti sia trasmessa al più presto a questo Ministero ed alla Consip (via Santa Croce in Gerusalemme, 63 – 00185 Roma).
Allegato A
LEGGE n. 488 DEL 23 DICEMBRE 1999 (estratto)
Art. 26
Acquisto di beni e servizi
1. Il Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica, nel rispetto della vigente normativa, stipula, anche avvalendosi di società di consulenza specializzate, selezionate anche in deroga alla normativa di contabilità pubblica, (omissis), convenzioni con le quali l’impresa prescelta si impegna ad accettare, (omissis), ordinativi di fornitura deliberati dalle amministrazioni dello Stato. (omissis).
2. (Omissis).
3. Le amministrazioni centrali e periferiche dello Stato sono tenute ad approvvigionarsi utilizzando le convenzioni stipulate ai sensi del comma 1, salvo quanto previsto dall’art. 27, comma 6.
4. (Omissis).
5. (Omissis).
Art. 27
Disposizioni varie di razionalizzazione in materia contabile
1./5. (Omissis)
6. I contratti per acquisti e forniture di beni e servizi delle amministrazioni statali, stipulati a seguito di esperimento di gara, in scadenza nel triennio 2000-2002, possono essere rinnovati per una sola volta e per un periodo non superiore a due anni, a condizione che il fornitore assicuri una riduzione del corrispettivo di almeno il 3 per cento, fermo restando il rimanente contenuto del contratto.
7. (Omissis).
Allegato B
MINISTERO DEL TESORO, DEL BILANCIO E DELLA PROGRAMMAZIONE ECONOMICA
DECRETO MINISTERIALE del 24 febbraio 2000
Il Ministro del tesoro, del bilancio e della programmazione economica
Visto:
l’art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, che ha disposto che il Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica (di seguito denominato “Ministero”) deve provvedere a stipulare, nel rispetto della vigente normativa in materia di procedure ad evidenza pubblica e di scelta del contraente, convenzioni per la fornitura di beni e servizi con le quali l’impresa prescelta si impegna ad accettare, sino a concorrenza della quantità massima complessiva stabilita dalla convenzione ed ai prezzi e condizioni ivi previsti, ordinativi di fornitura deliberati dalle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato, nonché delle restanti pubbliche amministrazioni;
il combinato disposto degli articoli 24, 25 e 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488;
il decreto legislativo 19 novembre 1997, n. 414, emanato in attuazione della delega di cui all’art. 7 della legge 3 aprile 1997, n. 94, che disciplina lo svolgimento delle attività informatiche dell’amministrazione statale in materia finanziaria e contabile;
il decreto ministeriale 22 dicembre 1997, che, in attuazione di quanto previsto dall’art. 1, comma 4, del decreto legislativo 19 novembre 1997, n. 414, ha affidato alla Concessionaria servizi informatici pubblici – Consip S.p.a. (di seguito denominata “Società”) la gestione di servizi informatici al fine prioritario di garantire la continuità e l’efficienza dei servizi stessi e il pieno assolvimento delle funzioni di supporto ai processi decisionali del Ministero;
il decreto ministeriale 17 giugno 1998 con cui è stato affidato alla Società, tra l’altro, la gestione del sistema informativo integrato del Ministero;
l’art. 4 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 286, relativo ai compiti di controllo di gestione di ciascuna pubblica amministrazione;
il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, con particolare riferimento soprattutto al disposto degli articoli 63 e seguenti, relativamente alla acquisizione ed automazione da parte del Ministero delle informazioni e dei flussi finanziari relativi a tutte le amministrazioni pubbliche da realizzare attraverso un processo di integrazione dei sistemi informativi delle amministrazioni pubbliche le cui informazioni devono essere rese disponibili per tutte le medesime amministrazioni e gli enti interessati;
il decreto legislativo 7 agosto 1997, n. 279, contenente norme in materia di riordino del sistema di tesoreria unica e ristrutturazione del rendiconto generale dello Stato e di determinazione dei relativi flussi informativi;
il decreto del Presidente della Repubblica del 30 luglio 1999, n. 300, in attuazione della delega disposta con l’art. 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59, modificato dall’art. 1 della legge 16 giugno 1998, n. 191, e dall’art. 9 della legge 8 marzo 1999, n. 50, che detta norme per la razionalizzazione, il riordino, la soppressione e la fusione di Ministeri, l’istituzione di agenzie, il riordino dell’amministrazione periferica dello Stato;
il decreto legislativo 3 aprile 1997, n. 94, recante norme di contabilità generale dello Stato in materia di bilancio, nonché per l’individuazione delle unità previsionali di base del bilancio dello Stato;
Considerato che:
il Ministero è titolare di una partecipazione rappresentativa dell’intero capitale sociale della Società per il tramite della Consap S.p.a. di cui il Ministero è titolare del 100% del capitale sociale;
la Società è, organismo a struttura societaria ed ha per “oggetto esclusivo l’esercizio delle attività informatiche, di consulenza e di assistenza in favore di amministrazioni pubbliche nel settore della compravendita di beni e di acquisizione di servizi, anche ai fini della scelta del contraente, nonché di attività di negoziazione diretta su beni e servizi per conto e su richiesta di tali amministrazioni”.
Ritenuto che:
le esigenze di finanza pubblica richiedono specifici interventi per la razionalizzazione della spesa per acquisti di beni e servizi;
detti interventi devono innanzitutto realizzare economie di scala sui volumi di acquisto, ottimizzare la domanda e standardizzare i consumi, semplificare i processi di acquisto, migliorare i tempi di approvvigionamento e i livelli di servizio, promuovere la diffusione e l’utilizzazione di strumenti avanzati quali il commercio elettronico, conseguire risultati in termini di riduzione di spesa;
il sistema delle convenzioni e degli ordinativi da parte delle amministrazioni centrali e periferiche nonché delle restanti pubbliche amministrazioni, delineato dall’art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, in tale contesto riveste un ruolo fondamentale per il raggiungimento ed il controllo degli obbiettivi di bilancio, sia in termini di risparmio che di controllo della spesa;
il sistema in questione è altresì indispensabile per l’esercizio delle funzioni istituzionali del Ministero, ribadite tra l’altro anche dal decreto del Presidente della Repubblica 30 luglio 1999, n. 300, in parte espressamente attribuite dalla richiamata normativa, per garantire la continuità e l’efficienza della sua funzione di supporto ai processi decisionali del Governo in materia di politiche finanziarie e di bilancio, nonché per il monitoraggio dei consumi e del controllo della spesa;
il raggiungimento e la verifica dei suddetti obbiettivi richiede una trasformazione strutturale ed organizzativa che non può prescindere dall’utilizzo di soluzioni e tecnologie innovative realizzabili necessariamente attraverso l’adozione di strumenti informatici e telematici;
il Ministero ha già affidato alla Società la progettazione, la realizzazione e la gestione delle attività finalizzate alla automazione dei processi interni ed alla compiuta definizione degli strumenti informatici e telematici di supporto e di controllo per le scelte operate dal Ministero stesso soprattutto in materia di politiche finanziarie e di bilancio;
in tale contesto è opportuno affidare alla Società la gestione delle procedure per la conclusione delle convenzioni di cui all’art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, nonché la realizzazione e gestione del sistema di controllo e verifica dell’esecuzione delle convenzioni stesse, attraverso i servizi informatici, telematici e logistici necessari alla compiuta realizzazione del sistema stesso, con specifico riferimento, oltre che a quanto previsto dal citato art. 26, anche dagli articoli 24 e 25 della medesima legge, nonché dalla restante normativa sopra richiamata;
in considerazione di quanto sopra restano ferme le disposizioni ed i compiti già attribuiti alla Società con i provvedimenti sopra richiamati e la convenzione in essere.
Decreta:
1. Il Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica, in esecuzione del disposto dell’art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, e segnatamente per la realizzazione del sistema delle convenzioni delineato dalla medesima norma, si avvale dell’organismo a struttura societaria denominato Concessionaria servizi informatici pubblici – Consip S.p.a. la quale per l’effetto ed a tal fine assume espressamente la funzione di amministrazione aggiudicatrice ai sensi della normativa vigente.
2. I compiti e le funzioni meglio indicate nell’art. 1 e nell’art. 4 sono attribuiti alla Società con effetto immediato e, in tale ambito, i rapporti tra il Ministero e la Società sono disciplinati dalla convenzione in essere e segnatamente, tra altro, da quanto espressamente previsto dall’art. 17 delle medesima convenzione e, pertanto, le suddette parti provvederanno a stipulare apposito accordo di servizio così come stabilito nel citato art. 17.
3. La Società per la stipulazione delle convenzioni con i fornitori ed i prestatori di servizi ai sensi dell’art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, è in ogni caso tenuta a rispettare la normativa nazionale e comunitaria applicabile.
4. Nell’ambito delle funzioni attribuite alla società ai sensi dell’art. 1 del presente decreto, sono affidate alla medesima società le seguenti attività:
a) assistere le singole amministrazioni centrali e periferiche, nonché le restanti pubbliche amministrazioni, nel pianificare e monitorare i volumi complessivi dei fabbisogni dei diversi beni e servizi, definendo gli standard e le modalità per le analisi comparative interne ed esterne;
b) concludere direttamente per conto del Ministero e delle altre amministrazioni, con i terzi fornitori di beni o prestatori di servizi le convenzioni ed i contratti quadro, ai sensi dell’art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, per l’acquisto di beni e servizi nei rispetto della vigente normativa in materia di procedure di scelta del contraente, e con i quali l’impresa prescelta si impegna ad accettare, sino a concorrenza della quantità massima complessiva stabilita dalla convenzione ed ai prezzi e condizioni ivi previsti, ordinativi di fornitura deliberati dalle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato, nonché delle restanti pubbliche amministrazioni, garantendo un sistema di logistica capace di soddisfare con la massima celerità ed efficienza le esigenze delle diverse amministrazioni;
c) utilizzare, sia in fase preventiva che nella gestione della convenzione e dei contratti quadro come sopra stipulati, strumenti idonei alla realizzazione del monitoraggio dei consumi ed al controllo della spesa necessariamente con l’uso di nuove tecnologie e soluzioni organizzative innovative e segnatamente attraverso strumenti di “Information Technology” quali ad esempio la raccolta e l’elaborazione dei dati sugli effettivi fabbisogni, sui reali consumi e sui relativi costi, nonché acquisti elettronici da rendere disponibili in ogni forma a tutte le pubbliche amministrazioni;
d) comunicare alle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato, nonché alle restanti pubbliche amministrazioni, la conclusione delle convenzioni e dei contratti quadro, nonché le relative condizioni, stipulate ai sensi della sopra citata normativa, con strumenti ritenuti idonei e, comunque, utilizzando strumenti informatici;
e) determinare le modalità di adesione delle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato, nonché delle restanti pubbliche amministrazioni, alle convenzioni ed ai contratti quadro stipulati ai sensi dell’art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488;
f) garantire un’attività di supporto a richiesta su specifiche esigenze della pubblica amministrazione in ordine alle attività espressamente attribuite alla Società;
g) rendere disponibile, utilizzando le reti telematiche, alle diverse amministrazioni un bollettino periodico relativo alle attività svolte in attuazione del presente decreto.
5. Il Ministero svolge in ogni caso una funzione di impulso e promozione delle attività di cui al presente decreto nei confronti delle amministrazioni centrali, e periferiche, nonché delle restanti pubbliche amministrazioni, fermo restando che le stesse potranno relazionarsi ed interfacciarsi direttamente con la società secondo il modello di funzionamento di massima di cui all’allegato 1
6. Gli organi della società, e tra questi in particolare il collegio sindacale della stessa, riferiscono periodicamente al Ministro sull’andamento della gestione nonché sull’economicità e l’efficacia delle operazioni poste in essere in esecuzione di quanto previsto dal presente decreto.
7. Gli oneri per le attività di cui al presente decreto fanno riferimento agli stanziamenti già previsti sulle unità previsionali indicate per la copertura delle spese relative ai rapporti in essere con la Società.