La Circolare n. 18/2001

1 Febbraio 2001

Ministero
del Lavoro e della Previdenza Sociale

Direzione
Generale Rapporti di Lavoro – Div.IV –

Circolare
del 30 gennaio 2001 n. 18/2001 n. 2064 prot.

Oggetto:

“Prime
immediate indicazioni operative per lo svolgimento dei compiti
assegnati alle Direzioni regionali del lavoro in funzione di ‘camere
arbitrali stabili’ – Contratto collettivo nazionale quadro del
23 gennaio 2001 in materia di procedure di conciliazione ed arbitrato
delle controversie individuali di lavoro pubblico contrattualizzato”

Il
23 gennaio 2001 è stato definitivamente sottoscritto il
Contratto collettivo nazionale quadro tra ARAN e Confederazioni
sindacali in materia di procedure di conciliazione ed arbitrato per
la definizione extragiudiziaria delle controversie relative ai
rapporti di lavoro pubblico contrattualizzato.
La disciplina
collettiva, che prevede la propria entrata in vigore a decorrere dal
31.1.2001, assegna una serie di importanti ed impegnativi compiti
alle Direzioni regionali del lavoro (DD.RR.LL.).
L’Amministrazione,
tenuta ad assicurare l’osservanza delle disposizioni collettive
così come definite dall’ARAN, è pertanto chiamata
a porre in essere le misure occorrenti per darvi attuazione.
In
tale quadro incombe, in particolare, a questa Direzione generale di
fornire agli Uffici le indispensabili indicazioni di carattere
procedurale in vista dell’avvio e del corretto ed uniforme
svolgimento della nuova attività. Tra l’altro, la precisa
individuazione degli adempimenti procedurali costituisce anche il
presupposto logico per l’appropriata definizione degli
interventi che l’attuazione della normativa collettiva richiede
sul piano organizzativo e delle risorse strumentali.
Evidentemente,
l’organizzazione degli uffici periferici non rientra nel novero
delle materie di competenza di questa Direzione generale. Comunque,
pur dovendosi limitare a trattare gli aspetti di natura strettamente
procedurale, la scrivente ha avuto ben presente che attualmente,
all’assegnazione dei nuovi onerosi compiti alle DD.RR.LL. non
corrisponde la messa a disposizione di risorse strumentali
aggiuntive, non individuate dal CCNQ, néé diversamente
attribuite al Ministero. Per limitare ––per quanto
possibile- le oggettive difficoltà che ne derivano, le
seguenti indicazioni si prefiggono di evitare ingiustificati
appesantimenti procedurali e di minimizzare i costi, affinchè
le DD.RR.LL. possano garantire l’efficace attuazione della
normativa collettiva svolgendo il loro ruolo secondo modalità
semplici, agevoli e non eccessivamente gravose.
La circolare tiene
conto delle indicazioni e delle risultanze delle riunioni che, in
vista della sua preparazione, sono state svolte congiuntamente con i
rappresentanti della Direzione generale del personale e con i
Direttori delle DD.RR.LL.
I suoi criteri informatori sono stati
preventivamente portati a conoscenza dell’ARAN ed il loro esame
ha formato oggetto di una apposita riunione con i rappresentanti
dell’Agenzia e dei Sindacati stipulanti.

I.
Aspetti generali

I.1-
Arbitrato e procedura per l’espletamento del tentativo
obbligatorio di conciliazione in sede sindacale

Il
contratto quadro ha durata biennale e le parti gli attribuiscono un
carattere dichiaratamente sperimentale. Con l’imminente sua
entrata in vigore acquisteranno piena efficacia, nel campo delle
controversie individuali di lavoro pubblico contrattualizzato,
l’arbitrato e la procedura per l’espletamento del tentativo
obbligatorio di conciliazione in sede sindacale.
Tali procedure
tendono a garantire ai lavoratori pubblici e alle amministrazioni uno
strumento di risoluzione celere, efficace ed economico delle
controversie di lavoro.
L’entrata in vigore della disciplina
collettiva renderà, dunque, effettivamente praticabile agli
interessati la facoltà di avvalersi, come previsto dall’art.
69, comma 1, d.leg.vo n. 29/1993 e successive modifiche, di una
modalità di espletamento del tentativo obbligatorio di
conciliazione alternativa a quella amministrativa (che si svolge
davanti all’apposito Collegio di conciliazione). Soprattutto,
peròò, renderà esperibile la procedura arbitrale
avendone definito la regolamentazione, così come richiesto
dall’art. 412 ter c.p.c..
Anzi va subito rilevato che
il tentativo obbligatorio di conciliazione previsto dal CCNQ è
configurato come una fase della procedura arbitrale che si colloca
all’interno di quest’ultima. In altri termini, l’accordo
prevede che l’arbitro, il quale rilevi che il tentativo di
conciliazione non è stato effettuato anteriormente all’accordo
compromissorio, deve necessariamente procedervi in via preliminare,
dando corso alla trattazione contenziosa (finalizzata, cioè,
alla risoluzione della controversia mediante il lodo decisorio)
soltanto in caso di esito negativo del tentativo.
In sostanza il
tentativo di conciliazione qui regolato, che “sostituisce e
produce i medesimi effetti di quello previsto dall’art. 69 bis
D. leg.vo 29/93” (art. 4, comma 1), è obbligatoriamente
svolto dall’arbitro il quale vi provvede sì in funzione
di conciliatore, ma pur sempre in virtùù dell’incarico
arbitrale conferitogli dalle parti. Sicchè questa modalità
di espletamento del tentativo obbligatorio di conciliazione è
praticabile esclusivamente se ed in quanto le parti abbiano devoluto
all’arbitro la decisione della controversia. La procedura di
conciliazione regolamentata dal CCNQ si connota, perciòò,
come fase interna –– eventualmente necessaria ––
della procedura arbitrale.
Per questo suo carattere, non
costituisce, in realtà, un’autonoma forma di espletamento
del tentativo in tutto e per tutto equiparabile a quella
amministrativa. E ciòò per due aspetti fondamentali,
attinenti, rispettivamente, al momento dell’attivazione della
procedura e a quello conclusivo.
Sotto il primo aspetto, la
richiesta di cui all’art. 4, comma 1, rendendo soltanto
eventuale l’instaurazione della procedura ––a
differenza della richiesta regolarmente presentata in conformità
all’art. 69 bis d. leg.vo 29/93 che ne determina l’avvio-
è inidonea a produrre l’effetto previsto dall’art.
69, comma 2, del d. leg.vo 29/93.
Sotto il secondo aspetto, la
disparità risulta evidente considerando che, se il tentativo
di conciliazione è stato richiesto secondo le sue modalità
di svolgimento in forma amministrativa, le parti, nel caso di mancata
conciliazione, restano assolutamente libere di scegliere se agire in
giudizio ovvero se fare ricorso all’arbitrato.

I.2
–– L’arbitrato

Il
contratto quadro introduce una procedura di conciliazione ed
arbitrato di generale applicazione in tutti i comparti e le aree di
contrattazione. All’art. 7 prevede, peròò, la
possibilità che i contratti collettivi e di area possano
individuare particolari tipologie di controversie non deferibili ad
arbitri.
L’arbitrato è facoltativo, in quanto la
previsione della sua esperibilità fa salva la possibilità
alternativa del ricorso all’autorità giudiziaria
ordinaria. Cosicchè le parti possono concordare di deferire la
controversia ad un arbitro unico (art. 2) o, in alternativa, agire in
giudizio.
Questa regola generale ha una sola eccezione limitata
sia sotto il profilo oggettivo che sotto quello soggettivo. Infatti,
nella circoscritta materia dell’impugnazione delle sanzioni
disciplinari e allorchè la sanzione impugnata sia di tipo
conservativo, la richiesta di ricorso all’arbitro unico è
vincolante per la P.A.. In tale eventualità soltanto il
lavoratore, in caso di mancato accordo sulla designazione
dell’arbitro, ha facoltà di rinunciare all’espletamento
della procedura arbitrale.
Al di fuori dell’ipotesi
eccezionale appena menzionata, la richiesta di arbitrato si configura
come una proposta di compromesso che l’interessato ad attivare
la procedura deve comunicare alla controparte. La richiesta in tanto
produce effetto in quanto sia accettata.
Contenuto e modalità
di inoltro della richiesta sono fissati dall’art. 3 che
stabilisce anche modalità ed il termine per la comunicazione
dell’eventuale accettazione.
L’effettiva definitiva
instaurazione della procedura si verifica, comunque, soltanto
all’atto dell’accettazione dell’incarico arbitrale da
parte di colui che è stato designato, per concorde scelta
delle parti o per sorteggio, come arbitro unico. La designazione per
concorde scelta delle parti deve intervenire nell’apposito
termine (art. 3, comma 1). In difetto di accordo ciascuna delle parti
puòò revocare il consenso ad attivare la procedura
(art. 3, comma 2). Se ciòò non accade, se cioè
le parti intendono dare comunque corso alla procedura, l’art. 3,
comma 2, prevede la possibilità che alla designazione si
pervenga mediante sorteggio.
La concorde designazione dell’arbitro
è libera, nel senso che le parti possono liberamente designare
chicchessia a condizione che appartenga “ad una delle categorie
di cui all’art. 8 comma 4” (art. 1, penultimo comma, e art.
2).
La designazione per sorteggio avviene invece mediante
estrazione a sorte nell’ambito dell’apposita lista dei
designabili. Le liste saranno istituite su base regionale: una per
ciascuna regione (art. 5).
Ai sensi dell’art. 3, comma 3,:
“ciascuna delle parti puòò rifiutare l’arbitro
sorteggiato, qualora il medesimo abbia rapporti di parentela o
affinità entro il quarto grado con l’altra parte o motivi
non sindacabili di incompatibilità personale. Un secondo
rifiuto consecutivo comporta la rinuncia all’arbitrato, ferma
restando la possibilità di adire l’autorità
giudiziaria”.
Una volta intervenuta la designazione, comunque
effettuata, le parti, acquisita l’accettazione dell’incarico
arbitrale da parte del designato, devono provvedere al deposito del
rispettivo atto di accettazione con le modalità e nel termine
previsto dall’art. 3, comma 4, “sotto pena di nullità
del procedimento”. Dalla data di accettazione della designazione
decorrono: il termine per il deposito della “documentazione
contenente la completa esposizione dei fatti e delle ragioni poste a
fondamento della pretesa” che deve essere curato dalla parte
istante entro il decimo giorno, il termine per il deposito della
“memoria difensiva” della parte resistente che deve
provvedervi entro il ventesimo giorno ed il termine per lo
svolgimento dell’udienza di comparizione delle parti davanti
all’arbitro che deve aver luogo entro il trentesimo giorno (art.
4, commi 2 e 3).
Tale udienza puòò non coincidere
con la prima udienza per la trattazione contenziosa. Non vi coincide
allorchè sia necessario che l’arbitro proceda
preliminarmente, in funzione di conciliatore, allo svolgimento del
tentativo obbligatorio di conciliazione non preventivamente
espletato.
Il tentativo deve esaurirsi entro 10 giorni (art. 4,
comma 3). Se la conciliazione riesce, viene redatto il verbale ai
sensi dell’art. 411, commi 1 e 3, c.p.c. e la procedura si
conclude. Alla conciliazione puòò pervenirsi anche in
adesione alla proposta che l’arbitro, in funzione di
conciliatore, è tenuto a formulare, con gli effetti di cui al
comma 8 dell’art. 69 bis del d. leg.vo 29/93, in funzione
promozionale dell’accordo conciliativo (art. 4, comma 6) non
altrimenti raggiunto.
Se il tentativo ha esito negativo
l’ulteriore corso della procedura è finalizzato alla
trattazione contenziosa e, cioè, allo svolgimento del giudizio
arbitrale. Allo scopo viene fissata dall’arbitro la prima
udienza per la trattazione contenziosa (art. 4, comma 7).
Nel
corso della procedura arbitrale, l’arbitro puòò
sentire testi e disporre l’esibizione di documenti. Nel
giudicare è tenuto all’osservanza delle norme
inderogabili di legge e di contratto collettivo (art. 4, comma
12).
La decisione arbitrale (lodo) deve essere sottoscritta entro
60 giorni dalla prima udienza di trattazione. Su consenso delle parti
è possibile una proroga del termine non superiore a 30 giorni.
Il lodo deve essere comunicato con raccomandata a.r. alle parti a
cura dell’arbitro entro 10 giorni dalla sua sottoscrizione (art.
4, comma 11). L’inosservanza di tali termini da parte
dell’arbitro, per cause a lui imputabili, determina la perdita
del diritto all’indennità normalmente spettantegli (art.
4, comma 15).
L’impugnazione e l’esecutività del
lodo arbitrale sono regolati dall’art. 412 quater c.p.c.
il quale prevede che sulle controversie aventi ad oggetto la validità
del lodo arbitrale decide, in unico grado, il tribunale in funzione
di giudice del lavoro.
L’art. 4, comma 9, del CCNQ detta la
procedura da applicare in presenza di questioni pregiudiziali
concernenti l’efficacia, la validità o l’interpretazione
di clausole di contratto o accordo collettivo nazionale. L’arbitro
è tenuto ad informarne le parti sospendendo il procedimento.
Quest’ultimo si estingue se le parti, entro 10 giorni, non
dichiarano per iscritto di rimettere la questione all’arbitro e
di accettarne la decisione in via definitiva.
Il CCNQ istituisce
presso l’ARAN un gruppo di lavoro permanente composto dai
rappresentanti delle parti stipulanti. Il gruppo di lavoro,
denominato “cabina di regia”, ha come scopo generale quello
di sostenere ed assecondare l’avvio dei nuovi istituti
introdotti dall’accordo. In base al relativo statuto, che
costituisce parte integrante del contratto, i suoi compiti specifici
piùù importanti sono:

definire
le liste regionali dei soggetti sorteggiabili come arbitri,
effettuandone la selezione in base a criteri che ne garantiscono
l’assoluta imparzialità ed indipendenza;

definire
la tariffa delle indennità spettanti agli arbitri;

progettare
e programmare le iniziative dirette alla formazione degli arbitri;

organizzare
un sistema per il monitoraggio delle conciliazioni e delle decisioni
arbitrali;

predisporre,
con un anticipo di tre mesi rispetto alla scadenza del biennio di
vigenza sperimentale del CCNQ, una relazione sugli esiti della
sperimentazione, formulando, sulla loro base, proposte per
l’eventuale revisione della normativa.

II-
I compiti affidati alle Direzioni regionali del lavoro

II.1-
Le camere arbitrali stabili, da istituire, e le corrispondenti
funzioni che le Direzioni regionali del lavoro svolgeranno
avvalendosi, in via transitoria, della loro attuale articolazione
organizzativa

Il
CCNQ, all’art.5, comma 1, prevede l’istituzione presso ogni
Direzione regionale del lavoro di una “camera arbitrale stabile”
per il cui funzionamento è responsabile il direttore della
D.R.L. od un suo delegato. Secondo la previsione del successivo comma
5 “ogni camera arbitrale dispone di un ufficio di segreteria”.

La
costituzione della predetta struttura avrà materialmente luogo
soltanto per effetto delle apposite determinazioni organizzatorie che
questo Ministero adotterà secondo il proprio ordinamento. E’
comunque indispensabile assicurare fin da adesso l’assolvimento
dei compiti operativi assegnati all’amministrazione.

Pertanto,
in attesa degli interventi di adeguamento organizzativo di competenza
della Direzione generale del personale, codeste Direzioni regionali
del lavoro svolgeranno le relative funzioni avvalendosi della loro
attuale articolazione organizzativa.

La
camera arbitrale stabile ha i seguenti compiti:

è
depositaria della lista regionale dei designabili come arbitri e
provvede alla sua tenuta in conformità alle determinazioni
della cabina di regia a cui compete la formazione e l’aggiornamento
delle liste (art.5, comma 2);

riceve
copia delle comunicazioni con la richiesta di arbitrato (art.5, comma
5);

su
richiesta congiunta delle parti, che non abbiano trovato l’accordo
sulla persona da designare come arbitro, effettua alla presenza delle
parti le operazioni per pervenire alla designazione mediante
estrazione a sorte tra i soggetti inclusi nella lista regionale
(art.3, comma 2);

riceve
l’atto di accettazione dell’incarico arbitrale da parte
dell’arbitro designato; l’atto di accettazione deve essere
depositato dalle parti “entro 5 giorni dalla designazione a pena
di nullità del procedimento” (art.3, comma 4);

riceve
la comunicazione dell’eventuale scelta delle parti di svolgere
l’arbitrato presso l’amministrazione di appartenenza del
dipendente (art.3, comma 5);

funziona
come sede dell’arbitrato (nel caso che le parti non abbiano
optato per l’alternativa di cui al punto precedente); in tale
eventualità: a) riceve il deposito di atti e documenti, cui le
parti sono tenute, e ne assicura la trasmissione (art.4, comma 2), b)
ospita le udienze di trattazione;

in
ogni caso, anche cioè nell’eventualità che la
procedura si sia svolta presso l’amministrazione di appartenenza
del dipendente:

a
– riceve dall’arbitro il verbale dell’eventuale
conciliazione (art.4, comma 5);
b – riceve dall’arbitro la
comunicazione dell’eventuale estinzione della procedura (art.4,
comma 9);
c – riceve dall’arbitro, una volta esaurito il
procedimento, gli atti della procedura ivi incluso l’eventuale
lodo e provvede alla loro conservazione;

sarà
chiamata a svolgere, secondo modalità da definire, un’attività
di rilevazione e di trasmissione dati finalizzata al monitoraggio
dell’andamento delle procedure a livello regionale.

II.2-
Il ruolo operativo delle Direzioni regionali del lavoro: criteri
generali

L’analitica
rassegna della procedura e degli specifici compiti da svolgersi a
cura dell’ufficio regionale in funzione di camera arbitrale
consente di fissare i seguenti criteri fondamentali sulla cui base
delineare, nei suoi esatti contorni, il ruolo operativo delle
DD.RR.LL.
A)- L’attività di impulso della procedura
spetta esclusivamente alle parti e all’arbitro.
B)- La camera
arbitrale non ha alcun potere di rilevare e di dichiarare eventuali
nullità della procedura; néé puòò
sindacare la scelta dell’arbitro effettuata, di comune accordo,
dalle parti.
C)- La camera arbitrale ha essenzialmente compiti di
supporto, di certificazione del deposito di atti e documenti e
dell’adempimento degli obblighi di comunicazione gravanti sulle
parti e/o sull’arbitro, di raccolta e trasmissione dati
sull’andamento delle procedure arbitrali nella regione, di
assicurare la continua verificabilità dello stato delle varie
procedure arbitrali, di ordinata conservazione degli atti di quelle
esaurite.
In coerenza con tali criteri si forniscono le seguenti
indicazioni operative, suddivise in due parti. Nella prima sono
collocate quelle di carattere generale. Nella seconda le indicazioni
riferite alle varie specifiche fasi della procedura.

II.3-
Indicazioni operative di carattere generale

II.3.1-
Ricevimento del deposito di atti e documenti

La
D.R.L. riceve il deposito di atti e documenti secondo le seguenti
modalità:

assicura
l’attività di ricevimento dei depositi nell’orario
appositamente stabilito ed adeguatamente pubblicato; tale orario
include necessariamente la fascia giornaliera dalle ore 9,00 alle
ore13,00 nei giorni della settimana dal lunedì al venerdì;
all’atto
del deposito, l’impiegato che lo riceve certifica la data e
l’autore del deposito apponendo e sottoscrivendo la relativa
certificazione sul documento depositato (la certificazione va
immediatamente apposta indipendentemente dall’assunzione al
protocollo in modo che risulti sempre la data dell’effettivo
ricevimento).

II.3.2-
Registrazione delle richieste di arbitrato e dei dati sull’andamento
delle procedure

Per
seguire lo svolgimento delle varie procedure e raccogliere i dati
relativi, ciascuna D.R.L. si doterà di:

registro
cronologico delle richieste di arbitrato (annuale);
rubrica
alfabetica dei richiedenti (annuale);
schedario
delle procedure effettivamente instaurate ed in corso di
svolgimento;
registro
delle udienze (annuale).

II.3.2.1-
Il registro cronologico delle richieste (RCR)

Il
RCR è tenuto con riferimento a ciascun anno ed è
preordinato alla registrazione di tutte le richieste di arbitrato
che pervengono all’ufficio nell’anno.
Ogni pagina del
registro si compone di due fogli. Legati insieme essi formano lo
schema di registrazione le cui caratteristiche sono descritte nel
fac-simile che si acclude (allegato
1).
La
registrazione consiste nell’inserimento dei dati identificativi
della richiesta da annotare nel registro secondo le indicazioni ivi
prestabilite.
Per l’inserimento in forma sintetica di alcuni
dei dati da registrare occorre utilizzare le sigle ed i codici
ricavabili dalle accluse tabelle A e B (allegato
n. 2).
Le
richieste vengono registrate secondo il loro ordine di arrivo e
progressivamente numerate. Il numero di registrazione della
richiesta di arbitrato nel registro cronologico, insieme con l’anno
di arrivo (ad es.: n.° RCR 1/2001), individua una volta per
tutte, la corrispondente procedura.
Il registro cronologico è
impostato in modo da evidenziare, oltre ai dati individuatori della
richiesta (parti, data della richiesta, data del suo arrivo ed
oggetto) e ad alcuni dati informativi (comparto contrattuale e
categoria di appartenenza del richiedente), anche l’eventuale
ulteriore seguito della procedura fino al deposito dell’atto di
accettazione dell’incarico arbitrale che segna la sua effettiva
definitiva instaurazione.
L’eventuale atto di accettazione
dell’incarico arbitrale deve essere annotato, in corrispondenza
della richiesta iniziale, riportando la data dell’atto, quella
del suo deposito, nonchéé il cognome e la categoria di
appartenenza dell’arbitro. Se la designazione dell’arbitro
è stata effettuata per sorteggio, nel registro ne va
immediatamente riportata la data di effettuazione subito dopo il
completamento delle relative operazioni.
A conclusione del
procedimento, vi viene annotata l’avvenuta sua definizione con
le modalità indicate nel paragrafo n. II.4.3.5.

II.3.2.2-La
rubrica alfabetica dei richiedenti

Immediatamente
dopo l’inserimento nel registro cronologico, la richiesta verrà
iscritta nella rubrica alfabetica. Quest’ultima dovrà
essere tenuta in corrispondenza del RCR, in modo cioè che al
RCR di ciascun anno corrisponda la rispettiva rubrica.
La
richiesta sarà rubricata secondo l’iniziale del
richiedente (iniziale del cognome se persona fisica). Nella rubrica
dovranno essere riportati gli estremi delle parti (cognome e nome
della persona fisica e denominazione della PA), la data della
richiesta nonchéé il numero della rispettiva
registrazione nel registro cronologico.
La rubrica faciliterà
il reperimento della richiesta a cui riferire gli eventuali
ulteriori atti della procedura che dovessero successivamente
pervenire all’ufficio.

II.3.2.3-Lo
schedario delle procedure effettivamente instaurate ed in corso di
svolgimento

Le
procedure per le quali si sia registrata l’accettazione
dell’incarico arbitrale da parte del designato dovranno essere
inserite nello schedario. A tal fine sarà compilata
l’apposita scheda secondo il fac-simile allegato
(allegato
n. 3).
Nella
scheda saranno riportate tutte le notizie richieste dal modello. La
scheda è quindi inserita nello schedario secondo l’anno
ed il numero di registrazione nel RCR che individua la specifica
procedura.
La scheda deve essere aggiornata annotandovi, in
conformità al modello, gli atti ed i fatti che marcano le
varie fasi di svolgimento della procedura. Essa è predisposta
proprio per consentire all’ufficio di tenere sotto controllo
l’andamento della procedura cui si riferisce.
La
consultazione dello schedario, accuratamente tenuto e
sistematicamente aggiornato, permetterà così la
precisa individuazione dello stato di ciascuna delle procedure che,
con l’accettazione dell’incarico arbitrale, hanno trovato
effettiva instaurazione e sono in corso di trattazione.

All’atto
dell’esaurimento della procedura, che si verifica allorchè
pervengono i relativi atti trasmessi dall’arbitro in
applicazione dell’art.4, comma 11, la scheda viene tolta dallo
schedario ed archiviata nel fascicolo corrispondente. L’intervenuto
esaurimento della procedura verrà annotato nel RCR, in
corrispondenza della rispettiva richiesta iniziale, nella colonna
“note”.

II.3.2.4-Il
registro delle udienze

Come
registro delle udienze verrà messa in uso un’agenda
annuale in cui l’ufficio annoterà tutte le udienze da
tenersi (con riferimento alle varie procedure) presso la propria
sede.

L’annotazione
sarà apposta sotto la data programmata per il rispettivo
svolgimento e consisterà nell’indicazione dell’ora
di inizio, dell’arbitro procedente, delle parti nonchéé
del numero di registrazione nel RCR che contrassegna la procedura.
La diligente tenuta del registro e la sua consultazione
consentiranno all’ufficio di concordare con gli arbitri
l’appropriata programmazione e distribuzione delle udienze in
modo da assicurare il loro funzionale svolgimento.

II.3.3-
Archivio delle procedure

L’ordinata
conservazione degli atti relativi alle procedure viene assicurata
mediante l’istituzione di un apposito archivio. Quest’ultimo
conterrà -per ogni anno e secondo il numero a ciascuna
attribuito all’atto dell’inserimento nel RCR- tutte le
richieste di arbitrato pervenute. Nel fascicolo corrispondente alla
richiesta iniziale vengono inseriti tutti gli eventuali ulteriori
atti della procedura.

II.3.4-
La tenuta della lista degli arbitri designabili per sorteggio

La
D.R.L. è chiamata a curare la tenuta della lista degli
arbitri designabili per sorteggio. La lista viene formata e
comunicata dalla cabina di regia che in qualsiasi momento puòò
procedere al suo aggiornamento.

La
D.R.L. cura, al riguardo, la seguente attività:

conserva
in apposito raccoglitore le determinazioni adottate e comunicate
in materia dalla cabina di regia;
attua,
nel caso di variazioni, la tempestiva esecuzione delle
disposizioni della cabina di regia in modo da assicurare
l’aggiornamento della lista e l’efficacia della lista
aggiornata secondo la decorrenza disposta;
espone
al pubblico la lista in vigore mediante affissione nella bacheca
dell’ufficio nonchéé nei locali adibiti
all’esecuzione del sorteggio ed adotta ogni altra iniziativa
utile ad estenderne la conoscibilità; la lista deve recare
l’espressa indicazione della data di entrata in vigore e
della corrispondente determinazione della cabina di regia.

Si
fa presente che è attualmente in corso di svolgimento, da
parte della cabina, l’attività finalizzata alla prima
formazione delle liste.

II.
4 –– Indicazioni operative riferite alle varie fasi della
procedura

II.
4.1 –– Fase di designazione dell’arbitro

II.
4.1.1. –– Ricevimento della richiesta

La
richiesta di arbitrato è rivolta alla controparte cui deve
essere comunicata, a cura del richiedente, mediante raccomandata
a.r. “contenente una sommaria prospettazione dei fatti e delle
ragioni a fondamento della pretesa” (art. 3, comma 1). Il
richiedente deve altresì comunicare la richiesta alla D.R.L.
in funzione di camera arbitrale (art. 5, comma 5). A quest’ultima
spetta unicamente il compito di registrare la richiesta ed i dati
relativi nel registro cronologico delle richieste (RCR), nella
corrispondente rubrica alfabetica e di istituire il fascicolo
correlativo nel quale, dopo la registrazione, la richiesta viene
inserita e custodita nell’apposito archivio. E’ possibile
che, successivamente alla richiesta iniziale, la D.R.L. in funzione
di camera arbitrale non riceva la comunicazione di alcun ulteriore
atto della procedura se le parti non raggiungono l’accordo
sulla nomina dell’arbitro e non ne richiedono la designazione
per sorteggio. In questo caso la procedura non trova effettiva
instaurazione.
Diversamente, in corrispondenza con la richiesta
iniziale dovrà necessariamente pervenire alla D.R.L.,
alternativamente, o l’atto di accettazione dell’incarico
arbitrale (da parte dell’arbitro concordemente nominato) che
deve essere depositato a cura delle parti ai sensi dell’art. 3,
comma 4, ovvero la richiesta congiunta delle parti di procedere alla
designazione dell’arbitro per sorteggio.
Ad ogni modo la
procedura arbitrale trova effettiva instaurazione soltanto nel
momento in cui l’arbitro designato accetta l’incarico
arbitrale.

II.
4.1.2. –– Operazioni preordinate alla designazione
dell’arbitro mediante sorteggio

E’
necessario che la D.R.L. prestabilisca e pubblicizzi adeguatamente
l’orario durante il quale le parti possono, presentandosi di
loro iniziativa secondo le modalità di seguito specificate,
richiedere e compiere le operazioni di sorteggio. L’orario deve
includere necessariamente la fascia giornaliera dalle ore 9,00 alle
ore 12,00 nei giorni della settimana dal lunedì al
venerdì.
Per richiedere anche oralmente il sorteggio,
tutte le parti (normalmente: il lavoratore e l’incaricato della
PA) devono presentarsi personalmente e congiuntamente. Eventuali
richieste presentate con modalità diverse non sono idonee a
promuovere la procedura di sorteggio e non saranno prese in
considerazione dall’ufficio. Sulla richiesta correttamente
avanzata l’ufficio provvede, possibilmente, seduta stante.
L’impiegato addetto procede innanzitutto ad identificare i
comparenti e ad individuare, sulla scorta delle indicazioni che i
predetti hanno l’onere di fornire, la procedura di
conciliazione ed arbitrato nel cui ambito il sorteggio viene
richiesto. Successivamente -verificato che la corrispondente
iniziale richiesta di arbitrato risulta regolarmente acquisita agli
atti e constatata la presenza di tutte le parti così come
individuate nella richiesta iniziale- procede alle operazioni di
sorteggio secondo le seguenti modalità.
L’ufficio si
doterà del necessario per l’estrazione a sorte dei
numeri utilizzando quanto comunemente in uso per il gioco della
tombola. I numeri da utilizzare per il sorteggio saranno quelli
corrispondenti a ciascuna delle persone incluse nella lista dei
designabili in vigore al momento dell’estrazione. La lista deve
essere affissa in permanenza nella bacheca dell’ufficio e nel
locale dove si svolge il sorteggio ed inoltre deve essere
pubblicizzata con ogni altro mezzo idoneo ad assicurarne la
conoscibilità. Essa comunque, prima dell’inizio del
sorteggio, deve essere messa a disposizione delle parti che vengono
invitate a prenderne attentamente visione.
In presenza di tutti i
comparenti l’addetto all’ufficio constata e fa constatare
la completezza della serie dei numeri da inserire nel recipiente da
utilizzare per l’estrazione a sorte. Quindi, a cura di una
delle parti, i numeri vengono inseriti e l’addetto all’ufficio
fa eseguire l’estrazione a sorte dalla controparte o, comunque,
da una parte diversa da quella che ha effettuato
l’inserimento.
Preso nota da parte di tutti i presenti del
numero estratto, l’impiegato della D.R.L., se richiesto dalle
parti o anche da una soltanto di esse, constata e fa constatare che
i numeri non estratti corrispondono a tutti gli altri
precedentemente inseriti. Nell’eventualità che la
predetta verifica venga richiesta, la verbalizzazione del numero
estratto viene effettuata soltanto in caso di esito positivo della
verifica stessa. In caso contrario l’estrazione a sorte viene
rinnovata.
L’impiegato della D.R.L. verbalizza il numero
estratto dando atto del nominativo che ad esso corrisponde nella
lista dei designabili come arbitri.
Le risultanze dell’estrazione
non sono peròò di per séé stesse
sufficienti ad integrare la designazione dell’arbitro. Perchéé
questa si perfezioni è necessario che nessuna delle parti
opponga il rifiuto del nominativo sorteggiato.
L’eventuale
rifiuto deve essere opposto prima della chiusura del verbale delle
operazioni. La sua sottoscrizione preclude alle parti il successivo
esercizio della corrispondente facoltà.
Il rifiuto, che
viene verbalizzato specificando la parte che l’oppone, rende
necessario un secondo sorteggio cui si procede seduta stante. Prima
della sua effettuazione, l’impiegato della D.R.L. avverte
espressamente che, ai sensi dell’art. 3, comma 3, “un
secondo rifiuto consecutivo comporta la rinuncia all’arbitrato,
ferma restando la possibilità di adire l’autorità
giudiziaria”. Avverte inoltre che, in virtùù
dell’interpretazione qui accolta, per secondo rifiuto deve
intendersi il secondo rifiuto proveniente dalla medesima
parte.
Quindi procede, con le già descritte apposite
modalità, alla nuova estrazione a sorte utilizzando a tal
fine i numeri corrispondenti a ciascuno degli arbitri inclusi nella
lista dei designabili con esclusione di quello rifiutato.
Le
risultanze dell’estrazione possono peròò, ancora
una volta, non integrare la designazione. Quest’ultima è
nuovamente impedita dall’eventuale rifiuto di una delle
parti.
Se il rifiuto proviene dalla medesima parte che l’ha
già opposto in precedenza, l’addetto all’ufficio
procede alla relativa verbalizzazione e dà atto
dell’intervenuta rinuncia all’arbitrato per doppio
rifiuto. Nell’ eventualità il verbale viene chiuso
immediatamente dopo tale constatazione.Altrimenti si procede ad una
nuova estrazione a sorte tra i designabili inseriti nella lista
eccettuati quelli rifiutati.
Le operazioni di sorteggio
continuano senza soluzione di continuità fino a che non si
realizzi una delle due seguenti alternative: rinuncia all’arbitrato
per doppio rifiuto di una delle parti ovvero designazione
dell’arbitro.
Nella seconda ipotesi l’addetto
all’ufficio avverte le parti che dovranno: aver cura di
conferire l’incarico all’arbitro designato, raccoglierne
l’atto di accettazione e depositarlo “presso la camera
arbitrale stabile entro cinque giorni dalla designazione……..
sotto pena di nullità del procedimento” ai sensi
dell’art. 3, comma 4. L’avvertimento, essendo diretto a
richiamare l’attenzione delle parti sull’attività
che a loro esclusiva cura deve essere compiuta affinchéé
la procedura arbitrale possa proseguire, è riportata per
intero nel verbale da cui deve risultare in modo chiaro ed
esplicito.
A cura dell’addetto all’ufficio viene
redatto il verbale delle operazioni di sorteggio, per la cui stesura
si è predisposto l’unito formulario (allegato
n. 4).
Il verbale deve essere sottoscritto dalle parti e dall’addetto
all’ufficio; l’originale rimane agli atti e una copia
autentica viene rilasciata seduta stante a ciascuna delle parti.

II.
4.1.3. –– Ricevimento del deposito dell’atto di
accettazione dell’incarico arbitrale

L’accettazione
dell’incarico da parte dell’arbitro designato segna un
momento cruciale della procedura che si instaura in modo completo e
definitivo con il deposito presso la D.R.L. del relativo atto di
accettazione.
L’ufficio deve limitarsi a certificare la data
di deposito senza poter sindacare la sua tempestività nè
l’effettiva appartenenza dell’arbitro ad una delle
categorie di cui all’art. 3, comma 2.
Si ritiene che
l’arbitro, qualora scelto dalle parti al di fuori della lista
fornita dalla cabina di regia, sia tenuto, comunque, a dichiarare la
propria appartenenza ad una delle categorie prestabilite. Nel caso
di omissione, l’ufficio deve limitarsi a segnalare la
circostanza con finalità esclusivamente informativa. La
segnalazione non preclude l’ulteriore svolgimento della
procedura.
Il deposito, una volta ricevuto, viene annotato
mediante l’inserimento dei dati correlativi nel RCR, in
corrispondenza della richiesta iniziale. Contestualmente viene
istituita e compilata la scheda relativa che viene inserita nello
schedario delle procedure in corso di svolgimento.
Dalla data di
accettazione decorrono gli importanti termini preordinati all’utile
svolgimento della prima udienza entro trenta giorni. Si tratta dei
termini assegnati alle parti per il deposito degli atti che devono
contenere le loro rispettive complete e definitive deduzioni e di
quello, piùù ampio (30 giorni), entro cui deve
svolgersi la prima udienza di trattazione in sede contenziosa ovvero
la comparizione delle parti per l’espletamento del tentativo di
conciliazione. Gli adempimenti allo scopo necessari sono di
spettanza delle parti e dell’arbitro che vi provvedono di loro
iniziativa. In proposito l’ufficio non deve porre in essere
alcuna attività, ma, se viene scelto come sede della
procedura sarà il destinatario dei depositi delle parti ed
ospiterà lo svolgimento delle udienze.

II.4.2-
Svolgimento della procedura presso la D.R.L. in funzione di camera
arbitrale

La
concorde scelta delle parti di localizzare la sede del procedimento
presso l’amministrazione del dipendente deve essere
immediatamente comunicata alla D.R.L. (art. 3, comma 4). L’ufficio
ne prende nota nella rispettiva scheda il cui schema è
predisposto per evidenziare anche la località di effettivo
svolgimento e la provincia corrispondente.
Ovviamente, se come
sede di svolgimento dell’arbitrato viene scelta la D.R.L.,
presso quest’ultima dovrà essere effettuato il deposito
della documentazione a cui sono tenute le parti e dovranno svolgersi
le udienze di trattazione.

II.4.2.1-
Deposito della documentazione contenente la completa esposizione dei
fatti e delle ragioni poste a fondamento della pretesa di parte
istante e deposito della memoria difensiva di parte resistente

Il
deposito di cui all’art. 4, commi 2 e 3, deve essere effettuato
dalle parti, nel termine rispettivamente loro assegnato, di propria
iniziativa. Nessun invito e/o comunicazione incombe all’ufficio
che deve unicamente assicurare la certificazione del deposito con le
modalità descritte in precedenza. Le parti devono depositare
gli atti e i documenti in originale ––destinato
all’arbitro- ed in tante copie quante sono le controparti, piùù
una ulteriore per la D.R.L. Nella scheda relativa alla procedura
viene annotato il deposito con la specificazione della rispettiva
data di effettuazione.
L’obbligo di trasmissione di detti
atti e documenti si intende assolto attraverso l’immediata
messa a disposizione degli stessi per il ritiro che sarà
effettuato a cura dell’arbitro e delle parti in orario di
ufficio.

II.4.2.2-
Fissazione e svolgimento delle udienze

L’udienza
per la comparizione delle parti, così come le ulteriori
eventualmente necessarie, è fissata e comunicata alle stesse
a cura dell’arbitro. E’ necessario che l’individuazione
sia della data che dell’orario di udienza sia preventivamente
concordata dall’arbitro con la D.R.L. Quest’ultima ne
prende nota, innanzitutto, nell’apposito registro-agenda in cui
sono registrate tutte le udienze programmate con riferimento alle
varie procedure in corso di svolgimento presso la sua sede.
L’arbitro, nel concordare l’udienza per la prima
comparizione delle parti, specificherà se essa è
finalizzata all’espletamento del tentativo obbligatorio di
conciliazione non preventivamente assolto ovvero se la medesima
costituirà la prima udienza per la trattazione in forma
contenziosa.
Come già detto, anche le eventuali udienze
successive a quella di comparizione dovranno essere previamente
concordate dall’arbitro con l’ufficio. Nell’eventualità
che l’udienza di prima comparizione sia stata tenuta
dall’arbitro in funzione di conciliatore, egli dovrà
precisare, all’atto della relativa fissazione, quale delle
udienze successive (non potendosi escludere che il tentativo ne
richieda piùù d’una) costituisce quella di prima
trattazione contenziosa ai sensi dell’art. 4, comma 7.
Oltre
che immediatamente registrate nel registro-agenda, le udienze sono
annotate nella scheda della procedura nella quale viene riportata la
data programmata per lo svolgimento di ciascuna di esse.
Subito
dopo la chiusura dell’udienza nella quale la controversia, una
volta completata la trattazione, viene trattenuta in decisione,
l’arbitro ne dà comunicazione all’ufficio.
Quest’ultimo ne prende nota innanzitutto nel registro delle
udienze e quindi nella scheda.
La redazione del verbale di
udienza è a cura dell’arbitro.
Per quanto riguarda lo
svolgimento delle udienze, l’attività di segreteria
consiste essenzialmente nella messa a disposizione delle aule
nonchéé nell’attuazione delle indicazioni
necessarie a segnalare chiaramente gli ambienti e gli orari di
svolgimento delle udienze ai soggetti che debbono rispettivamente
parteciparvi.

II.4.3-
Esaurimento della procedura

II.4.3.1-
Adempimenti di carattere generale

Esaurito
il procedimento, anche nel caso che esso si sia svolto presso la
sede dell’amministrazione di appartenenza del dipendente, i
relativi atti devono essere tempestivamente trasmessi alla D.R.L. a
cura dell’arbitro (art. 4, comma 11). Il loro ricevimento viene
annotato nella scheda corrispondente in cui l’ufficio riporta
anche le notizie ivi richieste sulla qualifica dell’esperto che
eventualmente abbia assistito il lavoratore durante la
procedura.
Quindi l’ufficio provvede ai seguenti ulteriori
specifici adempimenti rispettivamente collegati a ciascuna delle
varie forme di conclusione della procedura.

II.4.3.2-
Adempimenti connessi all’eventuale conciliazione

Se
il procedimento si è concluso con la conciliazione, l’arbitro
deve curare tempestivamente la trasmissione del verbale di
conciliazione, che –– in funzione di conciliatore – deve
aver redatto separatamente dal verbale d’udienza, insieme con
gli altri atti del procedimento. L’ufficio annota nella scheda
la data dell’intervenuta conciliazione.
Ai sensi e per gli
effetti dell’art. 411,comma 3, c.p.c., la D.R.L., in funzione
di camera arbitrale, avrà cura di constatare che il verbale è
stato redatto e risulta sottoscritto dalle parti e dall’arbitro
nell’ambito della procedura instaurata e repertoriata presso
l’ufficio, verificando la completa coincidenza dei
sottoscrittori con i soggetti risultanti agli atti alla stregua
delle comunicazioni ricevute con riferimento alla specifica
procedura. Particolare attenzione dovrà essere prestata, a
questo fine, al verbale dell’udienza nella quale la
conciliazione è stata conclusa. La D.R.L. curerà
quindi l’invio dell’originale del verbale di conciliazione
(trattenendone agli atti una copia) alla Direzione provinciale del
lavoro (DPL) competente, dando espressamente conto della verifica
positivamente effettuata. Ciòò consentirà alla
DPL di prendere atto dell’autenticità del verbale
redatto in sede sindacale ––cioè della sua regolare
provenienza e della corretta sua formazione in conformità
all’apposita disciplina collettiva- e di curarne il deposito
nella cancelleria del tribunale.
La soluzione adottata tiene
conto della lettera dell’art. 411 c.p.c. che assegna alla DPL
il compito di certificare l’autenticità del verbale di
conciliazione in sede sindacale e di provvedere al suo deposito. Nel
medesimo senso depongono anche motivi di opportunità
considerato che la DPL presiede al tentativo di conciliazione in
forma amministrativa ed ha, quindi, evidente interesse a conoscere
l’andamento dell’attività conciliativa svolta, nel
medesimo settore del lavoro pubblico contrattualizzato, dagli
arbitri unici.
La DPL competente a ricevere il verbale è
quella della provincia in cui è stato formato il verbale di
conciliazione. Pertanto, nel caso di procedura svoltasi presso
l’amministrazione di appartenenza del dipendente, la DPL cui
andrà inviato il verbale puòò non coincidere
con la DPL ubicata nella medesima provincia in cui ha sede la
Direzione regionale del lavoro.
Nella scheda relativa alla
specifica procedura verranno annotate la data di conclusione della
conciliazione nonchéé l’avvenuto invio del
verbale di conciliazione e la DPL destinataria.

II.4.3.3-
Adempimenti connessi all’eventuale estinzione della procedura
ai sensi dell’art. 4, comma 9

La
DRL registra nella scheda la data di ricevimento della comunicazione
di estinzione fornita dall’arbitro che è tenuto ad
effettuarla immediatamente.
Viene registrato anche l’oggetto
della “questione pregiudiziale concernente l’efficacia, la
validità o l’interpretazione della clausola di un
contratto o accordo collettivo” in relazione alla quale
l’estinzione del procedimento si è verificata. I dati da
riportare nella scheda sono: gli estremi del contratto o accordo
collettivo nazionale nonchéé il numero del rispettivo
articolo, ed eventualmente del comma, contenente la clausola. Al
fine della registrazione degli estremi del contratto o accordo
collettivo nazionale, la scheda è predisposta per la sua
specificazione in forma sintetica (CCNL Pub n. ………anno
………) se disponibile. La scheda contiene comunque
appositi spazi per l’annotazione in forma analitica degli
stessi: data di sottoscrizione, comparto, area; in corrispondenza
del comparto dovrà indicarsi “quadro”, qualora si
tratti di CCNL o di accordo collettivo quadro.
In questa prima
fase di avvio è opportuno effettuare sempre e comunque anche
l’annotazione in forma analitica.

II.4.3.4-
Adempimenti connessi alla conclusione del procedimento con lodo

La
DRL riporta negli appositi spazi della scheda la data di
sottoscrizione del lodo nonchéé la data di spedizione
della raccomandata con avviso di ricevimento per mezzo della quale
l’arbitro lo ha comunicato alle parti.
Barrando la
corrispondente casella, registra se la decisione arbitrale ha
accolto, in tutto od in parte, o ha rigettato la domanda
dell’istante ovvero l’eventuale altra evenienza
verificatasi precisandola. La casistica è volutamente poco
dettagliata per consentire la massima aderenza alle diverse
eventualità che si manifesteranno nella realtà.
Inoltre
l’ufficio rileva, sulla base degli atti della procedura, se
l’arbitro ha risolto o meno una questione pregiudiziale secondo
le previsioni dell’art. 4, comma 9. In caso positivo, ne
riporta nella scheda gli elementi individuatori, così come
indicato per l’analoga registrazione da effettuarsi nel caso di
esaurimento della procedura per estinzione ai sensi dell’art.
4, comma 9.

II.4.3.5-
Annotazione della conclusione della procedura nel RCR

Una
volta eseguite le rilevazioni e le registrazioni descritte, la
scheda della procedura conclusa viene tolta dallo schedario.
Contestualmente nel RCR, in corrispondenza della richiesta iniziale,
viene annotata l’avvenuta definizione del procedimento
indicando nella colonna “note”, secondo le varie
eventualità: “conciliazione del (data
conciliazione)“, “com.ne estinzione ric. il (data
di ricevimento della comunicazione di estinzione)“
oppure “lodo del (data di sottoscrizione del lodo)“.
La
scheda, destinata ad essere inserita nel fascicolo contenente gli
atti della procedura, nella prima fase di applicazione del CCNQ va
tenuta in evidenza per gli ulteriori adempimenti. Tra questi
rientrano certamente quelli di carattere informativo e statistico
che sarà necessario effettuare secondo modalità da
definire.

***

Le
indicazioni qui fornite hanno natura di prime ed immediate
indicazioni operative. Si fa espressa riserva di modificarle ed
integrarle sulla base dell’esperienza applicativa.

IL
DIRETTORE GENERALE
firmato M. T. Ferraro