Qui di seguito i punti salenti delle note esplicative dell’Aipa sulla Deliberazione n. 42 del 13 dicembre 2001 (GU n. 296 del 21-12-2001):
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NOTE ESPLICATIVE
DELIBERAZIONE REGOLE TECNICHE PER LA RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO OTTICO
[…]
1. TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI
[…] Nella nuova deliberazione sono evidenziate le caratteristiche del documento, considerato non solo per i requisiti di originalità o meno che gli sono peculiari, cioè per le proprietà intrinseche che lo contraddistinguono, e che gli conferiscono finalità diverse a seconda delle formalità richieste per la sua presentazione, ma anche per la tipologia di presentazione, a seconda se analogica o digitale.
E’ considerato come analogico il documento che per la sua formazione utilizzi una grandezza fisica assumente valori continui, come le tracce continue su carta per il documento cartaceo, le immagini continue su un film per le lastre mediche, le magnetizzazioni continue su nastro magnetico per i nastri audio, ed altro.
Nel prevedere la tipologia del documento analogico, quindi, si è voluto ampliare l’oggetto della deliberazione n. 24/98, andando ben oltre al solo documento d’origine cartacea.
Il documento analogico può manifestarsi in copia e in originale; e quest’ultima tipologia, a sua volta, in documento originale unico e non unico.
[…] Anche nella nuova deliberazione si è ritenuto di trattare diversamente tutti quei documenti, pur considerati per norma originali, che acquistano la caratteristica di “documento originale non unico” in quanto al loro contenuto può comunque risalirsi attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta e la conservazione, anche se in possesso di terzi.
[…] Detta distinzione tra documento originale unico e non unico, ripresa nella nuova deliberazione, è tuttora motivata da esigenze di conservazione, evidenziate sia dal settore pubblico che dal settore privato. Infatti, oltre alle copie, anche i documenti originali non unici, per la quantità della loro produzione, destano preoccupazioni gestionali.
Quindi, dal punto di vista operativo, i documenti analogici originali non unici vengono trattati alla stregua delle copie, svincolandoli dalle modalità invece prescritte per i documenti analogici originali unici, e precisamente dal processo di conformità eseguito da un pubblico ufficiale, che, per il settore privato, quasi sempre si identifica con il notaio.
2. L’ARCHIVIAZIONE DIGITALE
Nella nuova deliberazione […] si vuole tenere ben distinto il processo di conservazione da quello dell’archiviazione digitale, propedeutico seppur non obbligatorio.
Per l’archiviazione digitale dei documenti non sono previste modalità operative.
Tale adempimento viene lasciato alla libera iniziativa del soggetto interessato, che potrà utilizzare un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione, e viene inteso come operazione per l’identificazione del documento e per la sua classificazione, onde consentire un facile e razionale accesso al suo insieme.
Di contro il processo di conservazione è considerato un adempimento finalizzato a rendere non deteriorabile, quindi disponibile nel tempo, un documento in tutta la sua integrità ed autenticità.
3. OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE
Il comma 1 dell’art.2 della deliberazione […] consente, in analogia a quanto previsto nella precedente deliberazione, ad ogni soggetto pubblico o privato di adottare accorgimenti e procedure integrative, purchè nel rispetto delle norme previste dalla nuova
deliberazione.
Per le pubbliche amministrazioni, tale possibilità permette di personalizzare le norme sulla conservazione, adeguandole alle proprie esigenze istituzionali.
4. IL SUPPORTO DI MEMORIZZAZIONE
[…] Questa Autorità, comunque, non potendo ignorare quanto offerto dall’evoluzione tecnologia, e forte di quanto previsto dal citato Testo Unico […] ha previsto la possibilità di utilizzare qualsiasi altro supporto di memorizzazione digitale, oltre quello ottico, ove non ostino altre motivazioni.
Si ritiene, infatti, in linea di principio, che i tecnicismi della firma digitale e del riferimento temporale siano strumenti idonei per garantire l’integrità del documento nel processo della sua conservazione qualunque sia il tipo di supporto di memorizzazione, anche se diverso da quello ottico. […]
5. IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE
[…] Gli artt.3 e 4 della nuova deliberazione dettano le regole tecniche per la conservazione, rispettivamente, dei documenti digitali e analogici, prevedendo, in generale, che il relativo processo si realizzi con la memorizzazione dei documenti sul supporto di memorizzazione con le formalità dell’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale su un insieme di documenti o di
loro impronte.
Il prevedere l’apposizione del riferimento temporale prima della firma digitale trova una sua motivazione nella necessità di bloccare, con quest’ultimo adempimento formale, il riferimento temporale stesso con il contenuto dei documenti a cui esso si riferisce. […]
6. IL PROCESSO DI RIVERSAMENTO
Il comma 4, sia dell’art.3 che 4, prevede il processo di riversamento che, come sinteticamente precisato nelle definizioni, al comma 1, lettere o) e p) dell’art.1, può essere diretto o sostitutivo.
Il primo, che può assimilarsi al back-up di un file, avviene con il trasferimento del documento conservato da uno ad altro supporto, senza alterarne la sua rappresentazione digitale.
Il secondo si ottiene, invece, attraverso un processo di trasferimento di un documento conservato da uno ad altro supporto di memorizzazione, che comporti la modifica della rappresentazione digitale del suo contenuto.
Questo tipo di riversamento consente l’aggiornamento tecnologico dell’archivio quando non sia possibile o conveniente conservare il formato della rappresentazione digitale dei documenti.[…]
7. IL RIFERIMENTO TEMPORALE
Alla lettera q) del comma 1 dell’art.1, viene data la definizione del riferimento temporale.
Si è voluto intervenire su tale specifico strumento senza fare ricorso necessariamente alla marca temporale, così come prevista dagli artt. 52 e seguenti del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999. […]
Il riferimento temporale è l’informazione contenente la data e l’ora in cui viene ultimata la memorizzazione del documento sottoposto al processo di conservazione, associata ad uno o più documenti digitali, anche informatici.
Al fine di dare affidabilità all’operazione di associazione, si è previsto che la procedura di generazione del riferimento temporale debba rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal responsabile della conservazione. Può essere consentito, quindi, anche il ricorso a strumenti di documentazione cartacea finalizzati ad attestare e certificare l’avvenimento.
[…] Oltre a motivi di semplificazione, come già detto, si è voluto evitare un ricorso massiccio a questo ultimo strumento [la marca temporale, n.d.r.], normativamente previsto, per le difficoltà ancora esistenti di adozione di standard, con riguardo all’interoperatività tra certificatori.
8. LA DISTRUZIONE DEL DOCUMENTO ANALOGICO
Il comma 2 dell’art.4 della deliberazione prevede che il documento analogico d’origine può essere distrutto solo al termine del processo di conservazione.
Quindi sarà necessario che non solo sia avvenuta la sua digitalizzazione sul supporto di memorizzazione ma che sia stata apposta dal responsabile del procedimento di conservazione il previsto riferimento temporale e la firma digitale.
Solo per i documenti analogici originali unici dovrà altresì essersi operata l’operazione di conformità da parte del pubblico
ufficiale, con l’apposizione da parte di questi sia del riferimento temporale che della firma digitale. […]
9. IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
La nuova deliberazione tende a dare un significativo risalto al responsabile della conservazione, attribuendogli precisi compiti e specifiche responsabilità.
La nuova deliberazione, all’art.5, tra l’altro, affida al responsabile della conservazione la realizzazione di un data base di documenti digitali, gestito secondo principi di sicurezza, con l’adozione di procedure di tracciabilità che ne garantiscano la corretta conservazione, quindi l’accesso al singolo documento e la sua esibizione. […]
[Il testo integrale delle Note Esplicative è reperibile sul sito www.aipa.it]
