Decreto Min. Attività Produttive del 30 marzo 2003

Il Ministro delle attività produttive, con proprio Decreto, pubblicato nella G.U. del 31 marzo 2003, n. 75, ha autorizzato le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura a sperimentare, sino al 30 giugno 2003, il deposito per via telematica o su supporto informatico dei bilanci di esercizio sottoscritti con firma digitale.

La norma fondamentale, per ciò che concerne l’invio telematico degli atti al Registro delle Imprese, è certamente l’art. 31, comma 2, legge 24 novembre 2000, n. 340 (Legge di semplificazione 1999), la cui operatività è stata rimandata, una prima volta dalla legge finanziaria 2002, al 9 dicembre 2002, ed una seconda volta dalla legge 27 dicembre 2002, n. 284, al 30 giugno 2003 (per un quadro normativo più esauriente vedi l’articolo pubblicato il 4 gennaio 2003 su questa rivista).

Fino a quella data, le modalità di invio telematico indicate dal suddetto art. 31, legge 340/2000, potranno essere eseguite anche senza l’utilizzo della firma digitale, ma più semplicemente mediante allegazione degli originali o di copia in forma cartacea rilasciata a norma di legge.

Il Ministero, tuttavia, in vista della prossima entrata in vigore della già richiamata disciplina di cui all’art. 31, legge 340/2000, ha deciso di dare il via alla sperimentazione del deposito su supporto informatico munito di firma digitale dei bilanci di esercizio delle società. Ciò, peraltro, in considerazione del fatto che, da un lato, numerose camere di commercio non hanno ancora partecipato ad alcuna sperimentazione, dall’altro, è così possibile proseguire nella verifica dell’operatività degli uffici del registro delle imprese per l’accoglimento degli atti per via telematica.

Ai fini della sperimentazione, in definitiva, il Decreto stabilisce che “l’obbligo di deposito della copia del bilancio è validamente adempiuto qualora i documenti trasmessi all’ufficio del registro delle imprese in via telematica, siano sottoscritti con la firma digitale di un amministratore, il quale garantisce la conformità dei documenti informatici agli originali trascritti e sottoscritti sui libri sociali e conservati per dieci anni”.

Qui di seguito il testo del Decreto ministeriale.

Sperimentazione dell’invio telematico dei bilanci di esercizio delle società.

IL MINISTRO DELLE ATTIVITA’ PRODUTTIVE

Vista la legge 29 dicembre 1993, n. 580, concernente il riordinamento delle camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 7 dicembre 1995, n. 581, regolamento di attuazione dell’art. 8 della predetta legge n. 580 del 1993;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 14 dicembre 1999, n. 558, recante norme per la semplificazione della disciplina in materia di registro delle imprese;

Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999, recante regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, primo comma, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;

Vista la legge 24 novembre 2000, n. 340, ed in particolare l’art. 31, comma 2, che prevede che decorso un anno dalla data di entrata in vigore della legge stessa le domande, le denunce e gli atti che le accompagnano presentate all’ufficio del registro delle imprese, sono inviate per via telematica ovvero presentate su supporto informatico ai sensi dell’art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59;

Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, così come modificato dal decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10;

Vista la deliberazione n. 42 del 13 dicembre 2001 dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione, recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ai sensi dell’art. 6, secondo comma, del predetto decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000;

Visto il decreto dirigenziale 21 marzo 2001 con il quale, in vista dell’obbligo di cui all’art. 31, comma 2, della citata legge n. 340 del 2000, le camere di commercio, industria, artigianato ed agricoltura sono state autorizzate a sperimentare, per la durata di un anno, il deposito per via telematica o su supporto informatico dei bilanci d’esercizio e situazioni patrimoniali, secondo le “Indicazioni tecniche” allegate al decreto stesso, reiterato in data 19 marzo 2002;

Vista la legge 28 dicembre 2001, n. 448 (“Legge finanziaria 2002”) ed in particolare l’art. 3, comma 13, che ha prorogato di un anno l’entrata in vigore del predetto art. 31, comma 2, della legge n. 340 del 2000;

Vista la legge 27 dicembre 2002, n. 284, ed in particolare l’art. 13-ter, che ha fissato al 1 luglio 2003, la data entro la quale tutte le formalità presso il registro delle imprese devono essere eseguite mediante l’utilizzo della firma digitale ed in via telematica;

Visto il decreto del Ministero dell’economia e delle finanze 17 maggio 2002, n. 127, che ha modificato la tariffa dell’imposta di bollo, disponendo per le domande denunce ed atti che le accompagnano, presentate all’ufficio del registro delle imprese ed inviate per via telematica è dovuta l’imposta in misura forfettaria.

Considerato che numerose camere di commercio non hanno partecipato alla sperimentazione avviata con i sopra richiamati decreti dirigenziali 21 marzo 2001, e 19 marzo 2002 anche perché non autorizzate dalle competenti direzioni delle entrate a consentire l’assolvimento dell’imposta di bollo con modalità virtuale;

Ritenuto opportuno adeguare la durata della sperimentazione al nuovo termine individuato dalla citata legge n. 284 del 2002, proseguendo nella verifica dell’operatività degli uffici del registro delle imprese per l’accoglimento delle domande, delle denunce e degli atti che le accompagnano per via telematica in vista della prossima entrata in vigore della disposizione di cui all’art. 31, comma 2, della citata legge n. 340 del 2000, come più volte modificato ed integrato;

Art. 1

1. Le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura sono autorizzate a sperimentare sino al 30 giugno 2003, il deposito per via telematica o su supporto informatico dei bilanci di esercizio e situazioni patrimoniali, secondo le “Indicazioni tecniche” allegate al presente decreto.

2. Ai fini della sperimentazione di cui al precedente comma, l’obbligo di deposito della copia del bilancio e degli atti previsti dall’art. 2435 del codice civile, è validamente adempiuto qualora i documenti trasmessi all’ufficio del registro delle imprese in via telematica, siano sottoscritti con la firma digitale di un amministratore, il quale garantisce la conformità dei documenti informatici agli originali trascritti e sottoscritti sui libri sociali e conservati per dieci anni.

3. Qualora all’adempimento di cui al comma precedente provveda un soggetto individuato nella convenzione stipulata con la camera di commercio per la trasmissione delle pratiche per via telematica, alla firma digitale dell’amministratore deve essere associata, sul modello di deposito, la firma digitale del soggetto che provvede alla trasmissione.

4. Il presente decreto è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ed entra in vigore il giorno successivo alla sua pubblicazione.

Roma, 20 marzo 2003

Il Ministro: Marzano

Riferimenti giuridici

L’art. 2435 del codice civile prescrive il deposito presso l’ufficio del registro delle imprese a cura degli amministratori, entro trenta giorni dall’approvazione, di una copia del bilancio corredata dalla relazione sulla gestione, dalla relazione del collegio sindacale e dal verbale di approvazione dell’assemblea; a tal fine l’invio telematico equivale alla notificazione a mezzo posta (art. 14, comma 3, decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000).

I documenti da depositare (copia del bilancio, relazioni a corredo, verbale di assemblea, relazione dei sindaci, elenco dei soci), non dovendo possedere carattere di originali con firme autenticate, di copie autentiche né di estratti in forma autentica, possono essere validamente rappresentati da documenti digitali conformi ai documenti analogici trascritti e sottoscritti sui libri sociali.

I documenti digitali conformi devono essere prodotti con procedimento tecnico che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura del contenuto dei documenti originali; tale procedimento potrà consistere sia nella memorizzazione digitale dell’immagine del documento analogico originale, sia nella riproduzione su file (in formato “PDF” o “TIF”) del contenuto trascritto nei documenti originali (in questo caso il documento digitale deve riportare, in luogo delle sottoscrizioni autografe, l’indicazione dei nominativi e della qualifica dei sottoscrittori e della data di sottoscrizione dell’originale cartaceo).

A ogni documento digitale conforme dovrà essere scritta in calce o aggiunta la seguente dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, resa ai sensi e per gli effetti degli articoli 21, comma 1, 38, comma 2, 47, comma 3 e 76 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive integrazioni e modificazioni: “il sottoscritto amministratore dichiara che il presente documento informatico è conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri sociali della società”.

Nel caso il verbale assembleare di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, la predetta dichiarazione da apporre in calce al relativo documento digitale sarà integrata come segue: “e che ne è stata effettuata la registrazione presso l’Ufficio delle entrate di in data al numero”.

A ciascuno dei predetti documenti digitali un amministratore appone la propria firma digitale; i documenti informatici così ottenuti sono l’oggetto dell’invio telematico.

L’ufficio del registro delle imprese procede agli adempimenti ex art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica n. 581/1995, ivi compreso il controllo ex art. 71 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000.

Procedura

La trasmissione per via telematica prevede che a ciascuno dei documenti di cui al citato art. 2435 del codice civile sia apposta la firma digitale dell’amministratore che ne cura il deposito; possono formare oggetto di trasmissione telematica mediante utilizzo della firma digitale anche la copia dell’eventuale relazione di certificazione e l’elenco dei soci.

Qualora il deposito sia effettuato con invio telematico da parte di un soggetto diverso dall’obbligato, abilitato con apposita convenzione per la trasmissione telematica degli atti, alla firma digitale dell’amministratore deve essere associata, e apposta sulla distinta di deposito, quella del soggetto che provvede alla trasmissione, al quale potranno essere inviati, anche in forma elettronica, tutti gli atti e le comunicazioni connesse al procedimento.

La trasmissione dei documenti avviene tramite il sistema di collegamento alla rete delle camere di commercio denominato “Telemaco”, realizzato in conformità al disposto degli articoli 14 e 23 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000, e parificato alla trasmissione per plico raccomandato come previsto dall’art. 15 del decreto del Presidente della Repubblica n. 581/1995.

La presentazione per via telematica tramite il sistema sopra indicato, è svolta con modalità che assicurano l’avvenuta consegna dei documenti inviati. L’apposizione della marcatura temporale alla documentazione inviata avviene automaticamente al momento della ricezione. L’avviso di ricevimento telematico rilasciato dal sistema informatico costituisce prova dell’avvenuto deposito, riportandone la data e l’ora. Il sistema consente ogni momento di controllare lo stato di avanzamento della pratica.

La camera di commercio, presso la quale il deposito è stato effettuato, provvede ai controlli previsti dall’art. 14, sesto comma, del decreto del Presidente della Repubblica n. 581/1995; qualora il controllo non dia esito positivo, la camera di commercio contatterà, tramite il sistema informatico, il soggetto che ha effettuato il deposito affinché provveda alla regolarizzazione degli adempimenti.

A seguito dell’assegnazione del numero di protocollo da parte dell’ufficio, al soggetto che ha eseguito il deposito sarà inviata telematicamente la ricevuta del protocollo, presso l’indirizzo di posta elettronica registrato all’atto dell’abilitazione o della trasmissione. Completato il procedimento di protocollo, i documenti inviati saranno archiviati otticamente e resi immediatamente disponibili alla consultazione del pubblico.

Gli obblighi fiscali relativi alla presentazione telematica dei documenti da depositare sono assolti in misura fissa e in modo virtuale, sulla base dell’autorizzazione del Ministero dell’economia e delle finanze rilasciata – ai sensi dell’art. 15 del decreto del Presidente della Repubblica n. 642 del 1972 – alla camera di commercio o al soggetto interessato, oppure previa dichiarazione del soggetto interessato all’ufficio locale dell’Agenzia delle entrate e secondo la procedura stabilita dall’art. 2 del decreto del Ministero dell’economia e delle finanze n. 127 del 2002.

Se l’imposta è corrisposta in modo virtuale tramite la camera di commercio, i documenti informatici soggetti ad imposta di bollo dovranno riportare la seguente dicitura: “imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la camera di commercio di autorizzazione numero del emanata da “.

Gli estremi di autorizzazione da indicare sono quelli relativi alla camera di commercio di competenza che introita l’imposta. Il sistema informatico garantisce alla camera di commercio l’accredito del corrispettivo relativo sia all’imposta di bollo da versare all’erario, sia ai diritti di segreteria connessi all’adempimento del deposito effettuato.

Se l’imposta è corrisposta sulla base di un’autonoma dichiarazione del soggetto interessato, i documenti informatici soggetti ad imposta di bollo dovranno riportare la seguente dicitura: “imposta di bollo assolta sin dall’origine in modo virtuale in base alla dichiarazione presentata il all’ufficio dell’Agenzia delle entrate di”.

Il soggetto depositante provvede al pagamento dell’imposta di bollo e dei diritti di segreteria con le modalità e gli strumenti previsti dal tipo di contratto sottoscritto per l’accesso ai servizi telematici delle camere di commercio. In seguito alla registrazione del protocollo il sistema dà notifica puntuale dell’addebito.

Dotazione informatica necessaria per l’invio telematico

Per il deposito del bilancio e dell’elenco dei soci per via telematica è necessario:

1. disporre di computer con collegamento Internet e browser Explorer o Navigator, dalla versione 4 in poi;

hardware richiesto: processore Intel Pentium II 350 MHz o superiore, almeno 64 Mb di Ram, almeno 100 Mb di spazio disco disponibili;

collegamento Internet via Modem, LAN o altro;

lettore di Smart Card compatibile con il sistema operativo;

2. avere installato un programma informatico per la compilazione di moduli informatici conformi alle specifiche tecniche approvate dal Ministero delle attività produttive e pubblicate al sito Internet: http://web.telemaco.infocamere.it alla voce “compatibilità”;

3. avere installato un programma informatico per la creazione della firma digitale;

4. disporre di un dispositivo di firma digitale (smart card) con certificato di sottoscrizione rilasciato da uno degli enti certificatori iscritti nell’elenco tenuto dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione e pubblicato all’indirizzo Internet http://www.aipa.it.

Ulteriori dettagli sulle apparecchiature informatiche e telematiche per l’invio telematico dei documenti dei soci sono rinvenibili all’indirizzo Internet http://web.telemaco.infocamere.it alla voce “invio telematico bilanci”, presso il quale sono disponibili anche i programmi informatici necessari, l’elenco degli estremi di autorizzazione all’assolvimento virtuale del bollo per ogni camera di commercio e i manuali di istruzione.