Regolamento sull’accesso ai documenti amministrativi

Pubblicato in Gazzetta il regolamento del Garante Privacy in materia
di accesso agli atti amministrativi, aggiornato alle disposizioni
contenute nel nuovo regolamento generale sull’accesso, DPR
12 aprile 2006 n.
184, entrato in vigore lo scorso 2 giugno.

I recapiti presso i quali possono essere inoltrate le
richieste di accesso a documenti amministrativi sono indicati nel provvedimento,
all’allegato b), e sono indifferentemente l’indirizzo postale, l’email o il
numero di telefax. Si tratta di recapiti le cui modifiche dovranno essere rese
note con apposita "determinazione pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana e sul sito web
www.garanteprivacy.it".

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Garante per la protezione dei dati personali

Deliberazione 26 luglio 2006

"Regolamento concernente l’accesso ai documenti amministrativi presso
l’Ufficio
del Garante per la protezione dei dati personali"

(G.U. n. 183 del 8.8.2006)

Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente, del
dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti e del
dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Visto il codice in materia di protezione dei dati personali
(decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) e, in particolare, gli
articoli 59 e 60;

Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni ed
integrazioni apportate da ultimo con legge 11 febbraio 2005, n. 15 e,
in particolare, il capo V secondo cui il diritto di accesso nei
confronti delle autorita’ di garanzia si esercita nell’ambito dei
rispettivi ordinamenti (articoli 23 e 24);

Visto il decreto del
Presidente della Repubblica 12 aprile 2006, n. 184 e l’art. 8 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno
1992, n. 352;

Visto il regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il
funzionamento dell’ufficio del Garante e, in particolare, l’art. 13,
comma 2, che prevede l’adozione di disposizioni sull’accesso ai
documenti amministrativi formati e detenuti dall’ufficio;

Viste le osservazioni dell’ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell’art. 15 del medesimo regolamento n. 1/2000;

Vista la documentazione in atti;

Relatore il prof. Francesco Pizzetti;

Delibera:

E’ adottato il regolamento n. 1/2006 che individua misure
organizzative per garantire l’esercizio del diritto di accesso ai
documenti amministrativi presso l’ufficio del Garante nel rispetto
dei principi previsti dalla normativa vigente, e individua le
categorie di documenti amministrativi per i quali l’accesso e’
differito o escluso presso il medesimo ufficio.

Il regolamento, adottato ai sensi degli articoli 22, 23, 24 e 26
della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modifiche e
integrazioni e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno
1992, n. 352, e’ riportato nell’allegato A alla presente
deliberazione, di cui costituisce parte integrante unitamente
all’allegato B, e ne e’ disposta la pubblicazione nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.

Roma, 26 luglio 2006

Il presidente: Pizzetti

Il segretario generale: Buttarelli

Il relatore: Pizzetti

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Allegato A

Regolamento concernente l’accesso ai documenti amministrativi presso
l’ufficio del Garante per la protezione dei dati personali

Art. 1.
Oggetto del regolamento e definizioni

1. Al fine di favorire la partecipazione all’attivita’
amministrativa e di assicurarne l’imparzialita’ e la trasparenza, il
presente regolamento disciplina l’esercizio del diritto di accesso ai
documenti amministrativi presso l’ufficio del Garante (articoli 153,
comma 7, 154, 155 e 156 del codice; registro n. 1/2000 del Garante) e
individua, in particolare:
a) alcune misure organizzative per garantire l’esercizio di
tale diritto presso l’ufficio del Garante nel rispetto dei principi
previsti dalla normativa vigente (art. 23 legge 7 agosto 1990, n.
241, e successive modificazioni ed integrazioni);
b) le categorie di documenti amministrativi sottratti
all’accesso, formati dall’Autorita’ o comunque da essa detenuti
stabilmente (art. 24 legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive
modificazioni ed integrazioni; art. 8 decreto del Presidente della
Repubblica 27 giugno 1992, n. 352; art. 15 decreto del Presidente
della Repubblica 12 aprile 2006, n. 184).
2. Ai fini dell’applicazione dei seguenti articoli si applicano
le definizioni elencate nell’art. 4 del codice in materia di
protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196) e
nell’art. 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241 e successive
modificazioni ed integrazioni. Ai medesimi fini, si intende per:
a) «legge», la medesima legge 7 agosto 1990, n. 241 e
successive modificazioni ed integrazioni;
b) «regolamento», il decreto del Presidente della Repubblica
12 aprile 2006, n. 184 e l’art. 8 del decreto del Presidente della
Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, anche in relazione a quanto
previsto dall’art. 15, comma 2, del medesimo decreto del Presidente
della Repubblica n. 184.

Art. 2.
Oggetto dell’accesso e legittimazione del richiedente

1. Il diritto di accesso ha per oggetto i documenti
amministrativi concernenti l’attivita’ di pubblico interesse
dell’Autorita’, da questa formati o detenuti stabilmente.
2. Il diritto di accesso puo’ essere esercitato da chiunque abbia
un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una
situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale
chiede di accedere, ed e’ consentito in conformita’ a quanto previsto
dalla legge, dal regolamento, dal codice in materia di protezione dei
dati personali e dai seguenti articoli.

Art. 3.
Presentazione della richiesta e verifica dell’identita’

1. La richiesta di accesso e’ rivolta all’ufficio del Garante.
2. La richiesta puo’ essere presentata in conformita’ alle leggi
in uno dei seguenti modi:
a) per via telematica;
b) per via postale;
c) mediante telefax;
d) di persona, anche verbalmente nei casi di accesso informale,
presso l’unita’ organizzativa della segreteria generale «Ufficio
relazioni con il pubblico».
3. Il richiedente deve motivare la richiesta e:
a) indicare gli elementi che consentono di individuare i
documenti amministrativi ai quali chiede di accedere;
b) dimostrare la propria identita’ e, quando occorre, i propri
poteri rappresentativi in conformita’ al comma 4;
c) specificare in conformita’ alla legge e al regolamento il
proprio interesse diretto, concreto e attuale, comprovandolo quando
occorre.
4. L’identita’ del richiedente e’ verificata dall’ufficio del
Garante sulla base di idonei elementi di valutazione, anche mediante
atti o documenti disponibili o esibizione o allegazione di copia di
un documento di riconoscimento. La persona che agisce per conto del
richiedente esibisce o allega copia della procura, ovvero della
delega sottoscritta in presenza di un incaricato dell’ufficio del
Garante, oppure sottoscritta e presentata unitamente alla copia
fotostatica anche non autenticata di un documento di riconoscimento
del richiedente. Se l’accesso e’ richiesto per conto di una persona
giuridica, un ente o un’associazione, la richiesta e’ avanzata dalla
persona fisica legittimata in base ai rispettivi statuti od
ordinamenti.
5. Per determinare la data di ricezione delle richieste in caso
di inoltro a mezzo posta, anche ai fini del decorso del termine di
trenta giorni per il riscontro alla richiesta previsto dalla legge,
fa fede la data risultante dall’avviso di ricevimento o, in mancanza,
quella del timbro di protocollo apposto dall’ufficio del Garante.

Art. 4.
Responsabile del procedimento di accesso

1. Le richieste presentate all’ufficio relazioni con il pubblico
sono esaminate ed accolte presso la medesima unita’ nei casi di
accesso informale. In tali casi, il responsabile del procedimento di
accesso e’ il dirigente o il funzionario preposto a tale unita’,
oppure il funzionario da questi delegato a trattare la richiesta.
2. Il segretario generale assegna le richieste pervenute
all’ufficio del Garante ai sensi dell’art. 14 del regolamento n.
1/2000 del Garante, comprese quelle inoltrate dal dirigente
dell’ufficio relazioni con il pubblico e che non possono essere evase
presso tale unita’, all’unita’ organizzativa competente a formare
l’atto conclusivo del procedimento, oppure a detenerlo stabilmente.
In tali casi, responsabile del procedimento di accesso e’ il
dirigente o il funzionario preposto all’unita’ organizzativa, oppure
il funzionario da questi delegato a trattare la richiesta.

Art. 5.
Regolarizzazione, esame della richiesta informale e formale e
determinazioni sul suo accoglimento

1. La competente unita’ organizzativa invita il richiedente a
regolarizzare le richieste irregolari o incomplete, in conformita’
alla legge e al regolamento.
2. L’esame e la motivata determinazione in ordine
all’accoglimento o meno della richiesta di accesso avvengono in
conformita’ a quanto previsto nella legge e nel regolamento per i
casi di accesso informale o formale.

Art. 6.
Controinteressati

1. I soggetti che intendono far differire o sottrarre all’accesso
documenti formati, o comunque detenuti stabilmente dall’Autorita’,
presentano all’ufficio del Garante un’istanza indicante
specificamente sia i documenti, o loro parti, sia i motivi di
segretezza o riservatezza che giustificano tale istanza. Quest’ultima
e’ unita o annotata a margine dei documenti, ai fini delle
valutazioni che l’ufficio effettua in caso di presentazione di una
richiesta di accesso, la quale puo’ essere accolta in tali casi solo
mediante accesso formale, in conformita’ al regolamento.
2. Si procede, altresi’, mediante accesso formale in tutti i casi
in cui l’ufficio riscontri l’esistenza di soggetti controinteressati,
a prescindere dalla presentazione di un’istanza ai sensi del comma 1.
In tali casi, l’avvio del procedimento di accesso e’ comunicato ai
medesimi controinteressati, individuati tenendo anche conto del
contenuto di atti connessi di cui all’art. 7, comma 4, e le loro
eventuali deduzioni sono esaminate in conformita’ al regolamento.

Art. 7.
Accoglimento della richiesta e modalita’ di accesso

1. L’atto con cui la richiesta di accesso e’ accolta, quando
l’ufficio non provvede per via telematica, telefax o servizio
postale, indica l’unita’ organizzativa dell’ufficio dove recarsi per
visionare il documento ed estrarne eventualmente copia, il periodo di
tempo non inferiore a quindici giorni e l’orario nel quale l’accesso
puo’ avvenire, nonche’ ogni altra informazione a tal fine necessaria.
2. L’accesso e’ consentito limitatamente ad alcune parti dei
documenti, anziche’ per intero, quando per le ragioni indicate nel
capo II ricorre l’esigenza di differire o escludere l’accesso alle
rimanenti parti dei documenti medesimi.
3. Il responsabile del procedimento di accesso, valutato anche
l’interesse vantato dal richiedente, verifica se l’accesso puo’
essere esercitato nel caso concreto mediante visione diretta, anche
parziale, dell’atto, senza estrarne copia, sempreche’ tale modalita’
soddisfi l’interesse dell’istante e consenta una migliore
utilizzazione delle risorse dell’ufficio. L’accesso puo’ essere
consentito anche mediante la sola visione di una copia del documento
originale.
4. L’accoglimento della richiesta di accesso ad un documento
comporta la facolta’ di accedere ai documenti nello stesso richiamati
e appartenenti al medesimo procedimento, salvo sia diversamente
previsto da disposizioni normative e salvo diversa determinazione
assunta anche a seguito delle deduzioni di eventuali
controinteressati.

Art. 8.
Costi di riproduzione e di eventuale spedizione

1. L’esame dei documenti e’ gratuito.
2. Il rilascio di copie presuppone il preventivo rimborso dei
costi di riproduzione, dei diritti di ricerca e visura e dell’imposta
di bollo in caso di richiesta di copia conforme, nonche’ dei costi
dell’invio a mezzo posta quando il responsabile del procedimento si
avvale del servizio postale.
3. Gli importi di cui al comma 2 e le modalita’ del loro
versamento sono stabiliti con determinazione del segretario generale.

Art. 9.
Relazioni con il pubblico

1. L’Autorita’ fornisce, in particolare attraverso l’ufficio
relazioni con il pubblico, elementi informativi utili per l’esercizio
del diritto di accesso ai documenti amministrativi, anche in
riferimento a quanto previsto dall’art. 8, e rende disponibile un
modello per le richieste.

Art. 10.
Differimento

1. Il responsabile del procedimento di accesso puo’ differire
l’accesso se occorre tutelare temporaneamente gli interessi indicati
negli articoli da 12 a 17, oppure per salvaguardare specifiche
esigenze dell’amministrazione specie nella fase preparatoria dei
provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza puo’
compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa.
2. L’accesso e’ differito altresi’, oltre che nei casi previsti
espressamente da una disposizione normativa, se riguarda documenti
formati da una pubblica amministrazione che risulti, anche a seguito
di eventuale consultazione, averne differito l’accesso.
3. L’atto che dispone il differimento ne indica la durata. Il
differimento puo’ essere disposto nuovamente se permangono le
esigenze di cui al comma 1.
4. Si intendono ricompresi tra i documenti per i quali e’
previsto il differimento ai sensi del comma 1 anche i documenti che
non possono essere resi temporaneamente accessibili:
a) quando risulta una necessita’ oggettivamente comprovata di
non pregiudicare la predisposizione o l’attuazione di atti e
provvedimenti anche in relazione ad attivita’ di verifica o
ispettive, o alla contestazione o applicazione di sanzioni;
b) in conformita’ alla vigente disciplina in materia di appalti
pubblici, durante lo svolgimento delle procedure di gara;
c) in quanto inerenti a procedure concorsuali, selettive o di
avanzamento, quando il differimento e’ necessario per non
pregiudicare o ritardare il loro svolgimento;
d) contenendo dati personali per i quali, in conformita’ al
codice in materia di protezione dei dati personali, risulti
necessario differire l’accesso ai medesimi dati per non pregiudicare
lo svolgimento di investigazioni difensive o l’attivita’ necessaria
per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria;
e) i documenti concernenti l’attivita’ svolta dal servizio di
controllo interno, fino alla conclusione dei relativi procedimenti.

Art. 11.
Casi di esclusione del diritto di accesso stabiliti dalla legge

1. Il diritto di accesso e’ escluso per i documenti
amministrativi:
a) oggetto di segreto di Stato ai sensi della legge 24 ottobre
1977, n. 801, e successive modificazioni, o di altro segreto o
divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge, dal
regolamento o da altra normativa vigente, anche in relazione ai
rapporti del Garante con organi costituzionali o di rilievo
costituzionale o alla registrazione di atti nel protocollo degli
affari di carattere riservato, o sottratti all’accesso dalla pubblica
amministrazione che li abbia formati;
b) concernenti procedimenti tributari, ferme restando le
particolari norme che li regolano;
c) concernenti l’attivita’ della pubblica amministrazione
diretta all’emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di
pianificazione e di programmazione, ferme restando le particolari
norme che ne regolano la formazione;
d) contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale
relativi a terzi nell’ambito di procedimenti selettivi.

Art. 12.
Documenti esclusi dall’accesso per motivi inerenti alla sicurezza,
alla difesa e alla sovranita’ nazionale e alle relazioni
internazionali

1. Sono esclusi dall’accesso, fuori dei casi di cui all’art. 11,
comma 1, lettera a), i documenti dalla cui divulgazione puo’ derivare
una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa
nazionale, all’esercizio della sovranita’ nazionale e alla
continuita’ o alla correttezza delle relazioni internazionali, con
particolare riferimento alle ipotesi previste dai trattati e dalle
relative leggi di attuazione.
2. Si intendono ricompresi tra i documenti esclusi dall’accesso
ai sensi del comma 1 anche:
a) i documenti inerenti ai rapporti tra l’Autorita’ e le
istituzioni dell’Unione europea, nonche’ tra l’Autorita’ ed enti ed
organismi di organizzazioni internazionali o di altri Paesi, anche in
occasione di visite, dei quali non sia autorizzata la divulgazione
anche a seguito di un interpello a cura dell’Autorita’ conseguente
alla richiesta di accesso;
b) i documenti relativi ai particolari accertamenti previsti
dall’art. 160 del codice in materia di protezione dei dati personali,
riferiti ai trattamenti di dati personali in ambito giudiziario, da
parte di forze di polizia e per la difesa e la sicurezza dello Stato
disciplinati nei titoli I, II e III della parte seconda del medesimo
codice.

Art. 13.
Documenti esclusi dall’accesso per motivi inerenti alla politica
monetaria e valutaria

1. Sono esclusi dall’accesso i documenti quando l’accesso puo’
arrecare pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e
di attuazione della politica monetaria e valutaria.

Art. 14.
Documenti esclusi dall’accesso per motivi inerenti alla tutela
dell’ordine pubblico, alla prevenzione e repressione della
criminalita’ o alla sicurezza di beni.

1. Sono esclusi dall’accesso i documenti riguardanti le
strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni
strettamente strumentali alla tutela dell’ordine pubblico, alla
prevenzione e alla repressione dei reati con particolare riferimento
alle tecniche investigative, all’identita’ delle fonti di
informazione o alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte,
nonche’ all’attivita’ di polizia giudiziaria e di conduzione delle
indagini.
2. Si intendono ricompresi, tra i documenti esclusi dall’accesso
ai sensi del comma 1, anche quelli comunque detenuti dall’ufficio la
cui conoscenza puo’ pregiudicare azioni od operazioni a tutela
dell’ordine pubblico o della sicurezza pubblica o di prevenzione e
repressione dei reati, ovvero di difesa o sicurezza dello Stato o lo
svolgimento dell’attivita’ giudiziaria. Si intendono altresi’
ricompresi i documenti relativi all’attivita’ e agli impianti volti a
garantire la sicurezza delle unita’ occupate dall’Autorita’ o dei
relativi sistemi informativi.

Art. 15.
Documenti esclusi dall’accesso per motivi inerenti alla riservatezza
di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e
associazioni

1. Sono esclusi dall’accesso i documenti inerenti alla vita
privata o alla riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche,
gruppi, imprese ed associazioni, con particolare riferimento agli
interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario,
industriale o commerciale di cui siano in concreto titolari.
2. Si intendono ricompresi tra i documenti esclusi dall’accesso
ai sensi del comma 1 anche:
a) i pareri legali, relativi a controversie potenziali o in
atto, e la inerente corrispondenza, salvo che gli stessi
costituiscano presupposto logico-giuridico richiamato in atti emanati
dal Garante non esclusi dall’accesso;
b) gli atti dei privati detenuti occasionalmente dall’Autorita’
in quanto non scorporabili da documenti direttamente utilizzati e,
comunque, gli atti che non abbiano avuto specifico rilievo nelle
determinazioni amministrative;
c) i documenti contenenti dati sensibili o giudiziari se
l’accesso non e’ strettamente indispensabile per la tutela di cui
all’art. 2, comma 2 e, se si tratta di dati relativi allo stato di
salute o alla vita sessuale, nei termini previsti dall’art. 60 del
codice in materia di protezione dei dati personali;
d) note e documenti caratteristici o accertamenti medico-legali
relativi al personale anche in quiescenza; altri documenti relativi
al medesimo personale, attinenti anche al trattamento economico
individuale o a rapporti informativi o valutativi o a documenti
matricolari, nelle parti inerenti alla vita privata o alla
riservatezza;
e) la documentazione attinente a procedimenti penali, ovvero
utilizzabile a fini disciplinari o di dispensa dal servizio, monitori
o cautelari, nonche’ concernente procedure conciliative o arbitrali.

Art. 16.
Documenti esclusi dall’accesso per motivi di segretezza e
riservatezza dell’Autorita’

1. Sono esclusi dall’accesso:
a) i verbali delle riunioni del collegio, e le connesse
osservazioni del segretario generale, nelle parti riguardanti atti,
documenti ed informazioni sottratti all’accesso o di rilievo
puramente interno all’Autorita’ anche in relazione ai rapporti tra
persone od organi;
b) gli atti connessi alla difesa in giudizio del Garante o
dell’ufficio e i rapporti rivolti alla magistratura contabile;
c) annotazioni, appunti e bozze preliminari;
d) i documenti inerenti all’attivita’ relativa
all’informazione, alla consultazione e alla concertazione e alla
contrattazione sindacale, fermi restando i diritti sindacali previsti
anche dai protocolli sindacali.

Capo III
Garanzie per i richiedenti

Art. 17.
Conoscenza necessaria dei documenti

1. Nei casi di cui agli articoli 15 e 16, deve comunque essere
garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui
conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri
interessi giuridici.

Capo IV
Disposizioni finali

Art. 18.
Entrata in vigore

1. Il presente regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno
successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana.

. . . . . .

Allegato B

Recapiti dell’ufficio del Garante presso cui far pervenire le richieste
di accesso a documenti amministrativi

I recapiti presso i quali possono essere
inoltrate le richieste di accesso a documenti amministrativi sono i seguenti:

posta: Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali – Piazza
di
Monte
Citorio
n. 121 – 00186 Roma

e-mail: urp@garanteprivacy.it

telefax: (+39) 06/69677785

Le eventuali modifiche di tali recapiti verranno rese note con determinazione
pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana e sul sito
web www.garanteprivacy.it