Istituito con la manovra finanziaria di questa estate (articoli 39 e 40 del decreto legge 112/2008 convertito con la legge 6 agosto 2008 n. 133), il Libro Unico del Lavoro sostituisce i libri paga e matricola e gli altri libri obbligatori dell’impresa.
Ha la funzione di documentare ad ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa.
Il Ministero del Lavoro, in vista dell’imminente entrata a regime delle nuove regole (il 16 febbraio) ha predisposto alcune risposte a quesiti ricorrenti, in ordine a:
– Soggetti obbligati e obbligo di istituzione
– Modalita’ di tenuta, autorizzazioni, numerazione e deleghe
– Registrazioni obbligatorie: contenuti e termini
– Vigilanza, illeciti e sanzioni
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Soggetti obbligati e obbligo di istituzione
Un Commercialista che ha conferito l’incarico ad un Consulente del Lavoro di elaborare per proprio conto e per i propri clienti il Libro Unico del Lavoro, può rimanere depositario del Libro Unico del Lavoro per i propri clienti (previa comunicazione alla DPL competente), anche se l’elaborazione e la stampa del LUL sono eseguite dal Consulente del Lavoro su una propria autorizzazione Inail valida per tutti i Suoi clienti?
Il Commercialista ha un rapporto diretto con la propria azienda assistita e pertanto potrà essere tenutario del LUL. I rapporti fra il commercialista e il CdL rimangono nella sfera dei rapporti professionali e non incidono sulla tenuta del LUL. In questo caso l’azienda dovrà comunicare alla DPL l’affidamento della tenuta o il Commercialista potrà farlo per l’insieme delle aziende, in quanto il CdL che elabora il LUL avrà tutte le ditte in delega per l’elaborazione, ma non potrà ovviamente flaggare nel Punto Cliente Inail l’affidamento del LUL quale comunicazione sostitutiva della comunicazione dovuta alla DPL.
In seguito all’entrata in vigore del libro unico ed in presenza di autorizzazione Inps ai sensi della circolare 100/2006, come possono, le aziende agricole, ottenere il rilascio dell’autorizzazione allo svolgimento dell’attività di amministrazione del personale?
Come chiarito dall’Inail con nota del 12 gennaio 2009, in materia di adempimenti sul Libro Unico del Lavoro, le aziende agricole possono avvalersi anche di categorie di professionisti del settore agrario, vale a dire: agrotecnici, dottori agronomi, dottori forestali e periti agrari.
Una ditta che affida l’elaborazione del cedolino ad un professionista puo’ affidare la tenuta e conservazione del LUL ad altro professionista?
I rapporti professionali fra azienda e professionisti abilitati alla elaborazione, stampa, tenuta e conservazione del LUL non sono soggetti ad obblighi consequenziali tassativi. Ben potrà, quindi, l’impresa affidare al CdL 1 l’elaborazione e la stampa del LUL e al CdL2 affidare la mera tenuta e conservazione. Del CdL 2 si dovrà dare comunicazione alla DPL, il CdL 1, invece, inserirà l’azienda fra quelle in delega nella propria numerazione unitaria presso il Punto Cliente Inail.
Per le soc. coop. armatrici di motopesca aventi armamento sia di motopesca inferiori a ton. 10 (soggette alla Legge 250/58), sia di motopesca superiori a ton. 10 (soggette alla legge 413/84) e con rapporto di lavoro subordinato dei marittimi imbarcati, sussiste l’obbligo di iscrizione del personale componente l’equipaggio della nave nel libro unico del lavoro, introdotto dall’art. 39, c.1, del D.L. n. 112/2008?
Il LUL non deve essere istituito per i marittimi che operano secondo le disposizioni del codice della navigazione per i quali i ruoli di equipaggio e gli stati di paga assolvono alle necessità informative richieste dal DL n. 112/2008 e dal DM 9 luglio 2008 per la generalità degli altri datori di lavoro mediante il LUL. Anche i datori di lavoro marittimo, peraltro, dovranno istituire il LUL per i propri dipendenti che non siano classificabili fra la gente di mare (ad es. impiegati amministrativi).
Le amministrazioni, quali ad esempio le Università, rientranti tra i soggetti elencati nell’articolo 1, comma 2 del Decreto Legislativo n. 165/2001 devono annotare nel libro unico i contratti di collaborazione coordinata e continuativa o i contratti per lo svolgimento dell’attività di tirocinio o di tutorato?
Le pubbliche amministrazioni non devono in nessun caso istituire il LUL.
È necessario adottare il L.U.L. nel caso in cui, nel redigere le buste paga di competenza dei mesi di gennaio e febbraio 2009, si debba certificare esclusivamente la corresponsione di n. 2 rate di t.f.r. (pagate a gennaio e febbraio 2009) del dipendente di una ditta cessato in data 31/12/2008?
NO. Il LUL va istituito per le attività lavorative espletate dal 1° gennaio 2009. Nel caso di specie si potrà elaborare la semplice “busta paga” atta a contenere la valorizzazione delle indennità di fine rapporto.
Come deve essere trasmessa alla DPL la comunicazione del consulente, con allegato elenco delle aziende che gli hanno conferito delega alla tenuta del libro unico e qual è il termine ultimo per la comunicazione?
Come chiarito da Ministero e Inail con note del 7 gennaio, il CDL può adempiere a questo obbligo semplicemente flaggando nel Punto Cliente Inail l’apposita indicazione relativa alla tenuta del LUL per le aziende in delega sulla numerazione unitaria. Il termine ultimo è quello dell’effettiva elaborazione del LUL e cioè del giorno antecedente all’effettivo inizio della tenuta.
I consulenti del lavoro devono comunicare alle DPL le ditte che si acquisiscono nel corso del 2009 e le ditte per le quali perdono l’incarico di elaborazione del L.U.L.?
In caso di risposta affermativa, quali sono i termini per effettuare le comunicazioni di acquisizione e/o cessazione dell’incarico?
La comunicazione nei confronti della DPL è obbligatoria esclusivamente per quanto attiene la tenuta del LUL e non già l’elaborazione dello stesso. Pertanto l’elenco dei soggetti per i quali si elabora il LUL va aggiornato soltanto presso l’Inail, peraltro utilizzando l’apposita procedura informatica attraverso l’accesso al Punto Cliente. In ogni caso, ove per le nuove aziende acquisite in delega per l’elaborazione del LUL si proceda alla tenuta, le stesse potranno essere notiziate alla DPL direttamente flaggando l’apposito spazio a ciò dedicato all’interno della procedura del Punto Cliente INAIL.
Se si è in possesso di un libro retribuzioni vidimato con pagine ancora libere, qual è la sorte dei vecchi libri una volta entrato in vigore il L.U.L.?
I vecchi libri di matricola, paga e presenze alla data del 31 dicembre 2008 sono definitivamente collocati a riposo e non devono essere più utilizzati, né aggiornati e devono essere conservati per 5 anni dalla data dell’ultima annotazione. Trattandosi di dismissione ex lege non appare necessario l’annullamento/sbarramento degli spazi residui non utilizzati
Le deleghe per le aziende clienti vanno inviate in via telematica all’Ispettorato del Lavoro entro il 31/01/2009?
Non sono le deleghe che devono essere inviate alla DPL, ma soltanto la comunicazione relativa alle aziende per conto delle quali il LUL viene materialmente tenuto e conservato presso lo studio professionale. Tale adempimento, peraltro, è stato semplificato secondo quanto chiarito dal Ministero e dall’Inail con note del 7 gennaio 2009: il CdL che elabora e stampa il LUL flagga l’apposita indicazione nel Punto Cliente Inail confermando la tenuta del LUL per le proprie aziende e nessuna ulteriore comunicazione dovrà essere effettuata alla DPL.
Modalità di tenuta, autorizzazioni, numerazione e deleghe
Una ditta con meno di dieci dipendenti che sino ad oggi ha elaborato manualmente le buste paga, con l’entrata in vigore del libro unico del lavoro potrà ancora effettuare la tenuta manuale delle buste paga o dovrà acquistare il software per la gestione del personale?
Il LUL è di fatto la busta paga del passato e in nulla è cambiata la sua consistenza sostanziale. Tuttavia l’evoluzione della tecnica e l’innovazione tecnologica delle pubbliche amministrazioni ha indotto (sulla scorta di quanto già da tempo operato dal Fisco e dagli Istituti previdenziali, nei confronti dei quali le aziende devono adempiere con strumentazione informatica) a prevedere che anche la busta paga debba essere elaborata informaticamente. Tuttavia, ciò non vuol dire che tutte le aziende debbano acquistare un software specifico. Se l’azienda, infatti, è in grado autonomamente e manualmente di elaborare le paghe sarà sufficiente acquistare i fogli meccanografici (a norma dell’art. 1 del DM 9 luglio 2008) e stampare da un qualsiasi formato elettronico di videoscrittura la busta paga degli otto dipendenti. D’altra parte fino al DL n. 112/2008 sussisteva l’obbligo di tenere tre distinti documenti: libro matricola, libro paga e libro presenze; non si può, pertanto, sostenere che tenerne uno solo voglia dire penalizzare le piccole aziende. L’azienda che non può non avere una stampante (anche ad aghi) e un piccolo PC potrà dunque provvedere autonomamente e “manualmente” come ieri alla elaborazione della busta paga, nel nuovo Libro Unico del Lavoro, ricorrendo ai fogli meccanografici. D’altra parte, l’elaborazione “autonoma” potrebbe in alternativa anche essere realizzata attraverso l’utilizzo di un foglio di calcolo che realizzi un tracciato corrispondente a tutti i dati richiesti dal DL n. 112/2008 e dal DM 9 luglio 2008. Tale tracciato può essere oggetto di autorizzazione da parte della sede Inail competente per la realizzazione a stampa laser, con il solo onere di mantenere una numerazione sequenziale dei fogli paga e presenze così realizzati.
Un Commercialista che ha conferito l’incarico ad un Consulente del Lavoro di elaborare per proprio conto e per i propri clienti il Libro Unico del Lavoro, può richiedere una propria autorizzazione Inail per la stampa del Libro Unico del Lavoro e far utilizzare tale autorizzazione al Consulente del Lavoro incaricato per l’elaborazione e la stampa del Libro Unico del Lavoro, mentre depositario del LUL (previa comunicazione alla DPL competente) rimarrebbe lo stesso Commercialista?
Il Commercialista può, ai sensi della legge n. 12/1979, acquisire una propria autorizzazione alla numerazione unitaria per l’elaborazione del LUL delle ditte allo stesso affidate in delega. In tal caso potrà limitarsi a flaggare nel Punto Cliente Inail la tenuta del LUL. Il CdL al quale, con incarico professionale (contratto d’opera), si rivolge per l’elaborazione e la stampa del LUL, dovrà stampare con la relativa autorizzazione alla numerazione unitaria.
Con nota n. 18630 del 24/12/2008, il Ministero del Lavoro ha precisato che entro il 16/01/2009 si dovrà presentare alla direzione provinciale del lavoro una comunicazione relativa al libro unico del lavoro. Questa comunicazione va fatta in ogni caso, anche se il suddetto libro venga tenuto in azienda e non presso lo studio del consulente?
Se il LUL è tenuto direttamente dall’azienda in una delle proprie sedi stabili o nella sede legale e il CdL si limita ad elaborare e stampare il LUL nessuna comunicazione deve essere effettuata alla DPL.
La delega al Consulente del Lavoro deve essere inviata alla Direzione Provinciale del Lavoro a cura di ogni singolo cliente o deve essere inviata una comunicazione unica a cura del Consulente del Lavoro con l’elenco dettagliato di tutte la aziende assistite?
Come chiarito dal Ministero e dall’Inail con note del 7 gennaio 2009 la comunicazione non è necessaria se il CdL che elabora e stampa il LUL flagga l’apposita indicazione nel Punto Cliente Inail confermando la tenuta del LUL per le proprie aziende.
Dovendo fare un solo listino per un unico dipendente, è possibile utilizzare un foglio excel, da salvare in formato PDF per renderlo immutabile ed accedere, quindi, al sito dell’INPS che permette di caricare manualmente i dati oppure è indispensabile affidare l’incarico ad un consulente del lavoro o acquistare un programma per la tenuta del LUL?
La ditta può richiedere alla sede territoriale Inail competente di farsi autorizzare il tracciato per ottenere l’autorizzazione alla stampa laser che sarà rilasciata per il singolo tracciato se e in quanto corrispondente a tutti i dati richiesti dal DL n. 112/2008 e dal DM 9 luglio 2008. Va benissimo l’elaborazione di un tracciato in excel purché contenente i dati richiesti. La stampa in pdf (oltre alla stampa laser) consentirà di archiviare il cedolino del LUL per ogni successiva eventuale stampa, che dovrà solo rispettare una numerazione progressiva. Anche il cedolino del LUL dell’amministratore potrà essere inserito nella numerazione relativa alla autorizzazione ottenuta.
La casa software può chiedere due autorizzazioni layout (una per i dati presenze ed una per i dati retributivi) così che uno Studio di consulenza del lavoro possa elaborare per ciascun cliente il libro unico del lavoro in due fasi. E’ possibile utilizzare la stampa meccanografica (con relativa numerazione) per i dati retributivi e la stampa laser (con diversa numerazione) per i dati presenze?
L’autorizzazione singola alla stampa laser è concessa da ciascuna sede territoriale dall’Inail al singolo professionista che ne fa richiesta presentando l’apposito tracciato. Analogamente per l’autorizzazione alla stampa a fogli mobili a modulo continuo meccanografici. L’autorizzazione alla numerazione unitaria del professionista è però unica e pertanto il professionista dovrà garantire la sequenzialità numerica al fine di mantenere l’unicità del LUL elaborato per le aziende assistite. L’utilizzo di due sistemi diversi non sembra idoneo a consentire la sequenzialità numerica. Nell’accesso al Punto Cliente Inail il professionista che elabora il LUL dovrà flaggare la modalità di tenuta e non potrà optare sia per meccanografici che per stampa laser. Caso diverso quello del soggetto che utilizza due software distinti che operano su tracciati distinti (tutti debitamente e singolarmente autorizzati dalla rispettiva softwarehouse) il quale potrà attuare una sub-codifica della numerazione (ad es.: n. 00000/A e n. 00000/B) al fine di garantire una sequenzialità, ferma restando l’unicità della autorizzazione alla numerazione unitaria. Non è stato previsto, ad oggi, un criterio di deroga al principio dell’unicità del LUL (e della autorizzazione/numerazione distinta) per il caso segnalato.
Per quando riguarda la tenuta del Libro Unico del Lavoro, un datore di lavoro può gestire autonomamente la sezione riguardante i collaboratori a progetto (ed eventuali stagisti e tirocinanti) ed affidare ad un professionista la gestione della sezione riguardante i dipendenti?
Se sì, è possibile avere due numerazioni distinte (una per la sezione riguardante i collaboratori a progetto e una per la sezione riguardante i dipendenti)? Oppure il libro unico dovrà avere un’unica numerazione per entrambe le sezioni?
Come è possibile tenere un’unica numerazione se il datore di lavoro utilizza un suo applicativo ed il professionista abilitato un applicativo differente?
Inoltre il professionista utilizzerebbe un’unica numerazione per tutti i suoi assisti mentre il datore di lavoro, non avvalendosi di un tracciato pre-autorizzato, dovrebbe richiedere una autorizzazione all’INAIL, e quindi le autorizzazioni alla stampa sarebbero differenti.
Il datore di lavoro singolo potrà legittimamente richiedere e ottenere una autorizzazione alla stampa laser per il proprio tracciato relativo ai collaboratori (intesi in tal senso come “categoria di lavoratori” ai sensi del Vademecum). In tal caso ben potrà tenere una numerazione progressiva distinta da quella del professionista e riferita alla propria autorizzazione. Il professionista opererà in numerazione unitaria per le presenze e le retribuzioni dei dipendenti e qui la sequenzialità numerica sarà garantita all’interno della numerazione unitaria. La facoltà di tale “sezionalità” del LUL è riconosciuta dal Vademecum e necessita dei seguenti requisiti obbligatori:
a) ciascuno dei due o più soggetti sia autorizzato separatamente alla tenuta;
b) il supporto di fornitura all’autorità di vigilanza sia per tutti i soggetti cartaceo o magnetico, indipendentemente dalle modalità organizzative e dal software utilizzati da ciascuno;
c) il datore di lavoro provveda a comunicare a tutte le Direzioni provinciali del lavoro interessate, nei cui ambiti territoriali ha sede l’azienda, la tenuta separata del Libro Unico, con indicazione dei vari soggetti e dei contenuti di ciascuna sezione;
d) la suddivisione rispetti strettamente una logica precisa (per categorie di lavoratori) identificata nella comunicazione di cui sopra;
e) siano rispettate da ciascun soggetto le modalità e i contenuti di tenuta.
È possibile usare due numerazioni diverse se si decide di elaborare il libro unico in due fasi (ovvero mediante la stampa dei cedolini paga e, separatamente, la stampa delle presenze) e, più precisamente, quella già esistente per i cedolini paga e quella laser per le presenze?
L’autorizzazione alla numerazione unitaria impone una sequenzialità numerica determinata dalla adozione di un unico sistema di elaborazione del LUL. L’elaborazione in fasi di stampa separate di paghe e presenze è ben possibile ma adottando un unico sistema di elaborazione, e conseguentemente di numerazione.
Risulta corretto, da parte di uno studio di Consulenza del Lavoro che elabora le buste paga per la propria clientela, adottare due distinte numerazioni a seconda che il cedolino contenga o meno le presenze giornaliere del dipendente, tenendo presente che la casa di software che fornisce il programma paghe ha due diverse autorizzazioni Inail per ciascuno dei due tracciati adottati?
Lo Studio di Consulenza del Lavoro elabora il LUL per le aziende che gli si affidano in delega nella sequenzialità numerica della propria autorizzazione alla numerazione unitaria a prescindere dal layout utilizzato che recherà distinti numeri di autorizzazione da parte della DC Rischi dell’Inail ma dovrà garantire la sequenzialità propria del LUL gestito in numerazione unitaria per tutte le aziende in delega risultanti dal Punto Cliente Inail.
Visto che le nuove disposizioni sul L.U.L. diventeranno effettive il prossimo 16 febbraio 2009, il consulente del lavoro potrà continuare a redigere le buste paga secondo la modalità cartacea o dovrà adottare il nuovo sistema informatico?
Il LUL deve contenere i requisiti posti dal DL n. 112/2008 e dal DM 9 luglio 2008 a far data dalle retribuzioni di gennaio 2009 e quindi dal 16 febbraio 2009. Tuttavia non si parla di assoluta de materializzazione. Se l’azienda era solita utilizzare la stampa laser per le proprie retribuzioni potrà proseguire con analogo sistema. Così pure se si utilizzavano i moduli continui.
Lo studio di Consulenza del Lavoro che elabora le buste paga per la propria clientela può adottare due distinte numerazioni a seconda che il cedolino contenga o meno le presenze giornaliere del dipendente nel caso in cui la casa di software che fornisce il programma paghe abbia due diverse autorizzazioni Inail per ciascuno dei due tracciati adottati?
Lo Studio di Consulenza del Lavoro elabora il LUL per le aziende che gli si affidano in delega nella sequenzialità numerica della propria autorizzazione alla numerazione unitaria a prescindere dal layout utilizzato che recherà distinti numeri di autorizzazione da parte della DC Rischi dell’Inail, ma dovrà garantire la sequenzialità propria del LUL gestito in numerazione unitaria per tutte le aziende in delega risultanti dal Punto Cliente Inail.
Una azienda stampa il libro unico in tre copie e con le seguenti modalità: una copia rimane allo studio professionale (cedolino con presenze), una copia va all’azienda (cedolino senza presenze) e l’altra copia viene consegnata al dipendente (cedolino senza presenze). Visto che l’autorizzazione è stata concessa sia per i cedolini con presenze, sia per i cedolini senza presenze, quando si stampa per la stessa azienda e per lo stesso dipendente il cedolino, questo riporterà due numeri diversi di autorizzazione?
Trattandosi di “copie” della stessa elaborazione, si suppone che la stampa sia identica ma diversamente distribuita ai soggetti, come da descrizione. Il LUL in genere riporta il numero di autorizzazione identificativo della numerazione unitaria del CDL che elabora il libro e, secondo ciascuno dei layout utilizzati, paga e presenze, un ulteriore numero identificativo distinto fra paga e presenze (quelli della autorizzazione centrale del singolo tracciato). Resta inteso che i cedolini paga+presenze dovranno risultare rispettosi della sequenzialità numerica. In caso invece si tratti di stampe realmente diverse, quanto detto vale per la stampa che costituisce il LUL, la quale unica figurerà come originale in tenuta, mentre le altre stampe “di servizio” andranno realizzate senza numerazione
È corretto il diniego, da parte dell’Inail, all’autorizzazione alla vidimazione per la stampa laser delle pagine del LUL motivato nel seguente modo: "le autorizzazioni, per l’integrità del tracciato, possono essere solo rilasciate alle software house"?
L’autorizzazione singola alla stampa laser è concessa da ciascuna sede territoriale dall’Inail al singolo professionista o alla singola azienda che ne fa richiesta presentando l’apposito tracciato. Mentre le software house possono farsi autorizzare centralmente dalla DC Rischi dell’Inail consentendo ai professionisti e alle aziende clienti di limitarsi a chiedere l’autorizzazione menzionando il tracciato autorizzato e senza doverlo allegare. Il diniego di autorizzazione nel caso di specie segnalato è errato e l’autorizzazione va rilasciata per il singolo tracciato se corrispondente a tutti i dati richiesti dal DL n. 112/2008 e dal DM 9 luglio 2008
Un consulente del lavoro che uno studio in una provincia come ditta individuale e collabora in un’altra provincia con un altro studio come responsabile paghe può avere due autorizzazioni dall’Inail oppure con una stessa autorizzazione può avere due distinte numerazioni per il libro?
Il CDL operando su due sedi distinte potrà ottenere per tale legittima causale due distinte autorizzazioni, collegate ma con la possibilità di realizzare distinte numerazioni: una autorizzazione per le ditte in delega presso lo studio della provincia A, l’altra per quelle presso lo studio della provincia B.
Se il consulente del lavoro è già in possesso di una autorizzazione alla stampa laser, per la stampa u fogli separati della sezione paga e presenze occorrono altre autorizzazioni?
L’autorizzazione alla stampa laser per il professionista è una ed una soltanto. I tracciati delle società di software ricevono una distinta numerazione e autorizzazione per ciascun tipo di tracciato. Ma l’autorizzazione centrale rilasciata sul tracciato (di norma prestampati in automatico a cura delle software-house) si accompagnerà a quella individuale del singolo professionista o della singola azienda (quelle dei tracciati sono distinte, quella di chi elabora il LUL è unica).
In base ad alcuni contratti collettivi (es. Multiservizi/ servizi integrati pulimento) gli straordinari vengono conteggiati solo dopo ilsuperamento dell’orario ordinario settimanale, non quello giornaliero Come possono venire esposti nel Libro Unico nella (sezione) relativa al calendario del mese?
Come ieri nel libro presenze oggi nel calendario presenze del LUL si registrano le effettive ore lavorate nel giorno. La specifica valorizzazione dello straordinario (resa obbligatoria dal D.Lgs. n. 66/2003 e non dal DL n. 112/2008) va osservata come nel passato. Oggi tuttavia nel caso rappresentato è più semplice ben potendosi entro il 16 del mese successivo identificare l’ordinaria e la straordinaria prestazione
Per il settore vigilanza privata lavoratori guardie giurate, esclusi legge 66/2003 (deroga orario lavoro – 112/2008) a prescindere dall’orario di lavoro svolto, possono essere omesse le ore giornaliere lavorate (ord. e str.) nel calendario del mese esposto nella sezione del Libro Unico? oppure sostituite da una causale univoca di presenza es."p"? o devono essere segnate solo le assenze es. malattia, infortunio, ferie, ecc.?
Per tutte le categorie di lavoratori escluse dalla applicazione del D.Lgs. n. 66/2003 è consentito sostituire la registrazione dell’effettivo numero di ore lavorate giornalmente con l’indicazione della presenza al lavoro, oltre alla necessaria valorizzazione causale delle assenze.
Come deve essere trasmessa alla DPL ed entro quale termine la comunicazione del consulente con allegato elenco delle aziende che gli hanno conferito delega alla tenuta del libri unico?
Come chiarito da Ministero e Inail con note del 7 gennaio il CDL può adempiere a questo obbligo semplicemente flaggando nel Punto Cliente Inail l’apposita indicazione relativa alla tenuta del LUL per le aziende in delega sulla numerazione unitaria. Il termine ultimo è quello dell’effettiva elaborazione del LUL e cioè del giorno antecedente all’effettivo inizio della tenuta.
Se si decide di elaborare il libro unico in due fasi ovvero mediante la stampa dei cedolini paga e, separatamente, la stampa delle presenze, si possono usare due numerazioni diverse (per esempio quella già esistente per i cedolini paga e quella laser per le presenze)?
L’autorizzazione alla numerazione unitaria impone una sequenzialità numerica determinata dalla adozione di un unico sistema di elaborazione del LUL. L’elaborazione in fasi di stampa separate di paghe e presenze è ben possibile ma adottando un unico sistema di elaborazione, e conseguentemente di numerazione
Con nota n. 18630 del 24/12/2008 il Ministero del Lavoro ha precisato che entro il 16/01/2009 si dovrà presentare alla direzione provinciale del lavoro una comunicazione relativa al libro unico del lavoro. Questa comunicazione va fatta in ogni caso, anche se il suddetto libro venga tenuto in azienda e non presso lo studio del consulente?
Se il LUL è tenuto direttamente dall’azienda in una delle proprie sedi stabili o nella sede legale e il CdL si limita ad elaborare e stampare il LUL nessuna comunicazione deve essere effettuata alla DPL.
Deve essere inviata alla Direzione Provinciale del Lavoro a cura di ogni singolo cliente la delega al Consulente del Lavoro o deve essere inviata una comunicazione unica a cura del Consulente del Lavoro con l’elenco dettagliato di tutte la aziende assistite?
Come chiarito dal Ministero e dall’Inail con note del 7 gennaio 2009 la comunicazione non è necessaria se il CdL che elabora e stampa il LUL flagga l’apposita indicazione nel Punto Cliente Inail confermando la tenuta del LUL per le proprie aziende.
Registrazioni obbligatorie: contenuti e termini
Ai fini degli adempimenti previsti in materia di istituzione del nuovo Libro Unico corre l’obbligo di iscrizione dei collaboratori di cui all’art. 61 comma 2 del D.lgs 276/2003 c.d. "prestazioni occasionali"?
I collaboratori di cui all’art. 61, comma 2, sono soggetti che sviluppano una collaborazione coordinata e continuativa, sia pure di durata “minima”. Come chiarito dalla Circolare ministeriale n. 20 del 2008 anche questi soggetti devono essere iscritti nel LUL come la generalità dei collaboratori coordinati e continuativi (art. 39, comma 1, DL n. 112/2008).
E’ possibile, ad esempio nel caso di paghe sfasate, elaborare il cedolino con l’esposizione delle presenze del mese precedente (es.:elaborazione del cedolino del mese di gennaio 2009 con indicazione delle presenze del mese di dicembre 2008)?
In caso di retribuzione sfasata i dati del calendario presenze possono essere registrati unitamente ai dati variabili della retribuzione cui gli stessi si riferiscono, a condizione essenziale che vi sia specifica annotazione in tal senso sul Libro Unico per ciascuno dei lavoratori interessati. Si tratta, peraltro, di una facoltà, giacché di norma le registrazioni delle presenze effettive del mese vanno effettuate entro il 16 del mese successivo. Quindi, posto che occorre indicare nel LUL che le paghe sono sfasate, le presenze esposte ben potranno essere quelle del mese precedente.
Prendendo come riferimento il periodo di paga gennaio 2009, con corresponsione della retribuzione entro il 27 gennaio stesso, la stampa del LUL del mese di riferimento indicato dovrà avvenire entro il 16 del mese successivo (ovvero febbraio 2009). Nella sezione presenze deve essere riportato il calendario integrale del mese di gennaio 2009 e la sezione retributiva andrà compilata tenendo conto delle variabili retributive (straordinari, diarie, missioni, allattamenti, donazioni sangue congedi, ecc) relative al mese di dicembre 2008. E’ possibile, tuttavia, registrare i dati del calendario presenze unitamente ai dati variabili della retribuzione cui gli stessi si riferiscono?
Una retribuzione sfasata o sfalsata, con valorizzazione per intero degli elementi variabili della retribuzione al secondo mese successivo, non obbliga a riportare il calendario presenze di due mesi antecedenti. Il differimento messo in atto non comporta di per sé un automatico differimento del calendario presenze, che rimane soltanto una opportunità, utile al fine di far viaggiare in parallelo il dato delle presenze e quello retributivo.
Un’azienda che ha posto tutti i dipendenti in cassa integrazione straordinaria con pagamento diretto da parte dell’inps (e quindi non elaborerà il prospetto paga per il periodo di cigs) deve comunque procedere a iscrivere i dipendenti nel libro unico lasciando in bianco il prospetto paga e indicando solo la parte relativa alle presenze con la voce di sospensione cigs?
In una situazione come quella descritta i lavoratori in CIGS devono comunque essere iscritti al LUL e il cedolino dovrà recare l’espressa indicazione della corresponsione dell’ammortizzatore da parte dell’Inps, con effettiva annotazione dell’assenza nel calendario presenze.
Per impiegati di 5° livello con mansione di direttore di locale cinematografico (Ccnl per i dipendenti dagli esercizi cinematografici e cinema teatrali), che hanno un netto garantito mensile, le cui ore svolte nella settimana variano di giorno in giorno, anche con presenze in giornata di domenica o festivo, come vanno esposte le presenze sul libro unico del lavoro?
Le giornate di presenza di tali lavoratori andranno valorizzate con la “P” anche nei giorni di domenica o festivi lavorati.
Vigilanza, illeciti e sanzioni
L’azienda che ha più unità organizzative (come ad esempio una banca che ha più filiali) ai fini della corretta tenuta del libro unico del lavoro, tenuto in maniera accentrata presso la Funzione Personale di Direzione Generale, deve depositare in ognuna delle filiali una dichiarazione di tenuta del libro medesimo in Direzione Generale, o al momento di un’ispezione deve solo dichiarare luogo e ufficio di conservazione, indicando i numeri di telefoni e fax da contattare ai fini dell’ottenimento della documentazione?
Ai fini di una corretta tenuta del LUL il datore di lavoro che tenga il nuovo libro obbligatorio presso di sé può scegliere liberamente la sede legale o stabile deputata alla tenuta accentrata per tutte le sedi o filiali. Non appare necessario conservare alcuna dichiarazione né comunicazione sui singoli luoghi di lavoro. Per quanto riguarda l’obbligo di esibizione del LUL in caso di ispezione, la norma richiede l’esibizione "immediata" (entro la fine della redazione del verbale di primo accesso ispettivo) del LUL del solo ultimo mese e solo con riferimento ai lavoratori occupati nella sede stabile o filiale oggetto di ispezione. Tenendo presente che lo scopo dell’immediata esibizione è, ove venga richiesta dal personale ispettivo, quello di verificare il corretto inquadramento del personale presente all’atto dell’ispezione, il problema può essere risolto, sul piano organizzativo, in qualsiasi modo, purché però gi accertatori possano visionare immediatamente, anche a seguito di invio telematico o fax, l’ultimo LUL dei lavoratori occupati presso la sede ispezionata.
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Per gli aggiornamenti, si rinvia al sito del Ministero del Lavoro, all’indirizzo https://www.lavoro.gov.it
