A partire dall’11 ottobre 2015 scatta l’obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.
Scade infatti in tale data, il termine per l’adeguamento al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis , 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Con le Regole tecniche per il protocollo informatico sono state introdotte le seguenti innovazioni:
- introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
- revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
- obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
- superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
- conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
- modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
- utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
- disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici tra sistemi di protocollo
- generazione dell’impronta per ogni documento informatico
Con riferimento ai requisiti minimi di sicurezza del Sistema di protocollo informatico, l’art. 7 delle regole tecniche in commento introduce un importante nuovo obbligo: la conservazione digitale “a norma” del Registro giornaliero di protocollo.
L’art. 52, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, (TUDA), stabilisce che il Sistema di gestione informatica dei documenti deve, fra l’altro, garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita dall’Ente
Nello specifico, la registrazione di protocollo deve necessariamente riguardare:
- – i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione;
- – tutti i documenti informatici;
- – le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica;
- – le comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di posta elettronica certificata;
- – le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica.
L’Agenzia per l’Italia Digitale, in vista di tale scadenza, ha pubblicato sul proprio sito internet le “Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo” contenenti le disposizioni sulla produzione e trasmissione del registro in conformità alla normativa vigente.
L’obbligo interessa tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, l’Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN) e le Agenzie di cui al decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 300, nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall’Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell’ articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311.
