Entra in vigore il 18 ottobre 2018 l’obbligo di utilizzo dei mezzi di comunicazione elettronici nello svolgimento delle procedura di gara.
Da questa data infatti tutte le “comunicazioni e gli scambi di informazioni” inerenti le procedure di affidamento di appalti pubblici devono svolgersi – salvo alcune eccezioni – in formato interamente elettronico.
Ai sensi dell’art. 40 del Codice Appalti (Obbligo di uso dei mezzi di comunicazione elettronici nello svolgimento di procedure di aggiudicazione):
1. Le comunicazioni e gli scambi di informazioni nell’ambito delle procedure di cui al presente codice svolte da centrali di committenza sono eseguiti utilizzando mezzi di comunicazione elettronici ai sensi dell’articolo 5-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione digitale.
2. A decorrere dal 18 ottobre 2018, le comunicazioni e gli scambi di informazioni nell’ambito delle procedure di cui al presente codice svolte dalle stazioni appaltanti sono eseguiti utilizzando mezzi di comunicazione elettronici.
Il 18 ottobre è infatti il termine ultimo fissato dalle direttive europee, all’art. 22 della Direttiva 2014/24/UE – sulle “regole applicabili alle comunicazioni”.
La Direttiva – così come l’art.12 che la recepisce – intende per “comunicazioni” gran parte dell’intera procedura di gara, compresa la presentazione delle domande di partecipazione alla procedura e delle offerte, anche se non si tratta della digitalizzazione totale della procedura, prevista all’art. 44 del D.Lgs. 50/2016.
Pertanto a partire dal 18 ottobre tutte le nuove gare indette dovranno essere con comunicazione “integralmente elettronica”, a partire dalla fase della presentazione delle domande di partecipazione e delle offerte.
Tali comunicazioni sono realizzate nelle modalità individuate all’art. 52 del Codice Appalti e dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
Cosa si intende per comunicazioni digitali
Il dubbio che rimane è se la Posta Elettronica Certificata sia uno strumento sufficiente ad ottemperare agli obblighi di legge, oppure se occorra l’utilizzo di specifiche piattaforme elettroniche per la gestione della gara in modalità e-procurement.
In particolare è stato sollevato il problema relativamente all’obbligo per la Stazione Appaltante, al comma 5 dell’art. 52, di garantire “che l’integrità dei dati e la riservatezza delle offerte e delle domande di partecipazione siano mantenute” e di esaminare “il contenuto delle offerte e delle domande di partecipazione soltanto dopo la scadenza del termine stabilito per la loro presentazione”.
Gli obblighi in materia di Documento di Gara Unico Europeo (DGUE)
Dallo stesso 18 ottobre, il DGUE dovrà essere predisposto esclusivamente in conformità alle regole tecniche che saranno emanate da AgID ai sensi dell’art. 58 comma 10 del Codice dei contratti pubblici. Per tutte le procedure di gara bandite a partire dal 18 ottobre, eventuali DGUE di formati diversi da quello definito dalle citate regole tecniche saranno considerati quale documentazione illustrativa a supporto.
Le eccezioni all’obbligo di utilizzo delle procedure e comunicazioni elettroniche
Solo in casi tassativi, espressamente motivati, possono non utilizzarsi i mezzi elettronici e utilizzare i mezzi “tradizionali”.
Ai sensi dell’art. 52 del Codice Appalti, le stazioni appaltanti non sono obbligate a richiedere mezzi di comunicazione elettronici nella procedura di presentazione dell’offerta esclusivamente nelle seguenti ipotesi:
a) a causa della natura specialistica dell’appalto, l’uso di mezzi di comunicazione elettronici richiederebbe specifici strumenti, dispositivi o formati di file che non sono in genere disponibili o non sono gestiti dai programmi comunemente disponibili;
b) i programmi in grado di gestire i formati di file, adatti a descrivere l’offerta, utilizzano formati che non possono essere gestiti mediante altri programmi aperti o generalmente disponibili ovvero sono protetti da licenza di proprietà esclusiva e non possono essere messi a disposizione per essere scaricati o per farne un uso remoto da parte della stazione appaltante;
c) l’utilizzo di mezzi di comunicazione elettronici richiede attrezzature specializzate per ufficio non comunemente disponibili alle stazioni appaltanti;
d) i documenti di gara richiedono la presentazione di un modello fisico o in scala ridotta che non può essere trasmesso per mezzo di strumenti elettronici;
e) l’uso di mezzi di comunicazione diversi dai mezzi elettronici è necessario a causa di una violazione della sicurezza dei mezzi di comunicazione elettronici ovvero per la protezione di informazioni di natura particolarmente sensibile che richiedono un livello talmente elevato di protezione da non poter essere adeguatamente garantito mediante l’uso degli strumenti e dispositivi elettronici che sono generalmente a disposizione degli operatori economici o che possono essere messi loro a disposizione mediante modalità alternative di accesso ai sensi del comma 6.
Sull’argomento si veda anche la Nota operativa dell’ANCI sulle gare elettroniche.
