Questo Decreto del Presidente della Repubblica (Testo Unico sulla documentazione amministrativa) è stato emanato ai sensi dell’articolo 7, comma 1, lettera c) della legge 8 marzo 1999, n. 50 e raccoglie insieme sia le norme di rango legislativo, raccolte nel D.Lgs. 28 dicembre 2000, n. 443, sia le norme di tipo regolamentare, raccolte nel D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 444, entrambi pubblicati, come il Testo Unico, nello stesso Supplemento Ordinario della Gazzetta Ufficiale.
Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa si articola in 7 Capi, ognuno dei quali tratta in diverse sezioni ed articoli i vari argomenti relativi alla documentazione amministrativa. In particolare, i 7 Capi riguardano :
Definizioni e ambito di applicazione
In questo Capo vengono elencate le definizioni di tutti i termini usati nel resto del DPR e sono specificati i soggetti interessati all’applicazione delle norme sulla documentazione amministrativa.
Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa disciplina la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l’utenza, e ai privati che vi consentono.
L’estensione delle norme ai privati che vi consentono riprende la novità introdotta recentemente dalla legge di semplificazione 1999 (la Legge n. 340 del 2000), che prevede anche l’applicazione ai privati delle norme sui documenti informatici e sulla firma digitale.
Tutte le norme si applicano ai cittadini italiani e dell’Unione europea, mentre i cittadini extracomunitari residenti in Italia possono rilasciare dichiarazioni sostitutive solo per quei fatti, stati e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani.
Documentazione amministrativa
In questo Capo vengono ripresi e rielaborati i principi già contenuti nella legge n. 15/1968 sulle modalità di conservazione dei documenti anche su supporto ottico e nel DPR 513/1997 sulla disciplina dei documenti informatici.
In particolare il documento informatico e la trasmissione per via telematica, vengono estesi a tutti gli atti della Pubblica Amministrazione, in conformità alle direttive impartite dalla Presidenza del Consiglio, d’intesa con l’AIPA (Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione). Anche i contratti e i pagamenti tra P.A. e soggetti privati potranno essere effettuati con strumenti elettronici, così come la conservazione delle scritture e dei libri contabili. La trasmissione di documenti per via telematica equivale oggi alla notificazione per mezzo posta nei casi consentiti dalla legge.
L’autenticazione di copie può essere effettuata, previa esibizione dell’originale, da funzionari comunali delegati dal Sindaco, ma anche da qualsiasi dipendente di amministrazioni pubbliche o gestori di pubblico servizio, a cui deve essere consegnato il documento. Ma su questo aspetto il Testo Unico sulla documentazione amministrativa amplia le opportunità fino ad oggi previste, consentendo di sostituire all’autenticazione di copie una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà in cui si attesta la conformità della copia all’originale.
Già con la legge n. 127/1997 era stato eliminato l’obbligo di autenticazione della firma e tale autenticazione era sostituita dalla firma dell’interessato apposta davanti al dipendente addetto al ricevimento delle istanze. Tale procedura viene ripresa dall’articolo 38 del Testo Unico sulla documentazione amministrativa, che conferma anche l’opportunità di far presentare dichiarazioni già firmate, unitamente ad una fotocopia non autenticata di un documento d’identità del sottoscrittore. Questa procedura di firma senza autenticazione viene applicata a tutte le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà indirizzate a organi della pubblica amministrazione e ad aziende erogatrici di pubblici servizi ed a tutte le domande per la partecipazione a concorsi pubblici. L’obbligo di autenticazione della firma resta soltanto per la riscossione di benefici economici da parte di terzi e per dichiarazioni indirizzate a privati.
L’imposta di bollo non è dovuta per le dichiarazioni sostitutive di certificati e di atti di notorietà, a meno che l’atto sostituito o quello autenticato non sia già in bollo.
La firma digitale viene definita secondo le indicazioni già contenute nel DPR n. 513/1997 e viene ribadita la sua validità su tutti i documenti della pubblica amministrazione, in sostituzione di firme manuali, sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi vari. La procedura di costruzione delle chiavi asimmetriche associate alla firma digitale sarà assegnata alle società di certificazione già selezionate e ogni operazione dovrà avvenire nel rispetto delle normative sulla privacy previste dalla legge n. 675/1996.
Per eliminare ogni equivoco interpretativo sulla validità dei documenti di riconoscimento, il Testo Unico sulla documentazione amministrativa definisce all’articolo 35 l’equipollenza tra il documento d’identità (carta d’identità) e gli altri documenti di riconoscimento, quali il passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di pensione, il patentino per la conduzione di impianti termici, il porto d’armi, le tessere di riconoscimento con foto rilasciate da amministrazioni dello Stato.
Semplificazione della documentazione amministrativa
In questo Capo vengono sistematizzate le norme di semplificazione e di autocertificazione introdotte dalle precedenti leggi n. 15/1968, n. 127/1997, n. 191/1998 e dal DPR n. 403/1998.
Viene ribadita in questa parte la validità illimitata di certificati non soggetti a variazione e la validità semestrale per tutti gli altri certificati, con la possibilità di estenderne la validità con una semplice dichiarazione dell’interessato a conferma di quanto attestato. Si riprende la novità introdotta dalla legge n. 127/1997 sulla validità illimitata o prolungata di certificati che prima avevano una scadenza trimestrale. L’articolo 43 conferma il divieto per le pubbliche amministrazioni e i gestori di pubblici servizi di chiedere al cittadino atti o certificati contenenti dati già in possesso di altri uffici pubblici. Come già previsto nel DPR 403/1998, sarà compito dell’amministrazione procedente richiedere d’ufficio la documentazione necessaria oppure effettuare i controlli sulle dichiarazioni rese dall’utente. A scanso di equivoci questo stesso articolo precisa che l’acquisizione di tali informazioni non potrà avere oneri né per l’amministrazione procedente, né per il cittadino, e che ogni accertamento dovrà essere finalizzato ad acquisire solo le informazioni strettamente necessarie, rispettando pienamente le prescrizioni sui dati sensibili previste dalla legge n. 675/1996 sulla privacy. Anche l’articolo 45 conferma quanto già previsto dal DPR n. 403/1997 sul divieto di richiedere certificati attestanti dati anagrafici presenti in un documento di riconoscimento. In questo articolo viene inoltre ampliata tale opportunità estendendola ai documenti già scaduti, con una dichiarazione analoga a quella apposta in calce ai certificati di oltre 6 mesi, che confermi la validità dei dati contenuti nel documento di riconoscimento.
Negli articoli 46-49 vengono raccolte tutte le disposizioni vigenti sull’autocertificazione e sono specificati tutti i fatti, stati e qualità personali certificabili con dichiarazioni sostitutive, che riguardano essenzialmente situazioni verificabili con atti in possesso della pubblica amministrazione. Per tutti gli altri casi direttamente a conoscenza dell’interessato sono consentite le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà. Questi aspetti verranno comunque trattati più in dettaglio nel Capitolo 2 e nella modulistica allegata.
Sistema di gestione informatica dei documenti
In questo Capo, che comprende gli articoli da 50 a 70, vengono riprese le norme contenute nel “Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica” emanate col DPR n. 428/1998.
Vengono precisate in questi articoli sia le procedure per la gestione informatica dei documenti, sia le modalità di registrazione del protocollo e sono specificate le funzioni di accesso alle informazioni sia se tale accesso viene effettuato da pubbliche amministrazioni, sia se viene effettuato da cittadini o associazioni. Una parte specifica riguarda la gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi e le procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni contenute nel sistema.
Controlli
In questo Capo, che comprende gli articoli 71 e 72, vengono riprese le norme contenute nel DPR n. 403/1998 sui controlli a campione da effettuare sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive.
Per le dichiarazioni sostitutive di certificati il controllo si può effettuare semplicemente richiedendo all’amministrazione certificante la conferma di quanto dichiarato. Poiché il Testo Unico sulla documentazione amministrativa consente anche di rilasciare dichiarazioni sostitutive ai privati che le accettano, è prevista la possibilità di accordi tra privati e amministrazioni per un controllo del soggetto privato sui dati in possesso delle amministrazioni, a conferma della veridicità delle dichiarazioni rese. Naturalmente tale possibilità è vincolata al consenso del dichiarante in base alla legge n. 675/1996 sulla privacy. Sarà quindi necessario che, nelle dichiarazioni sostitutive rese al privato che vi consenta, sia presente una frase esplicita che autorizzi il soggetto ricevente ad effettuare controlli sulla veridicità della dichiarazione.
Per rispondere alle varie richieste di controllo ogni amministrazione dovrà organizzare i propri uffici e le proprie banche dati, tenendo conto che una mancata risposta alle richieste di controllo entro 30 giorni costituisce una violazione dei doveri d’ufficio, come ribadito dall’articolo 72 del Testo Unico sulla documentazione amministrativa.
Sanzioni
In questo Capo vengono riprese le norme introdotte dalle precedenti leggi n. 15/1968, n. 127/1997, n. 191/1998 e dal DPR n. 403/1998 sulle sanzioni previste sia per il cittadino dichiarante, sia per il funzionario ricevente. Viene naturalmente ribadito il principio di autotutela dell’amministrazione, che non assume responsabilità per gli atti emanati a seguito di false dichiarazioni prodotte dall’interessato o da terzi. Oltre alle successive sanzioni penali, il dichiarante decade immediatamente dagli eventuali benefici acquisiti con la falsa dichiarazione. Vengono precisati i casi di violazione dei doveri d’ufficio da parte del funzionario che non accetta l’autocertificazione o pretende certificati non dovuti, ma anche le sanzioni penali a cui va incontro chiunque dichiari falsità nelle dichiarazioni rese.
Disposizioni finali
In questo Capo vengono elencate le norme abrogate e le norme che restano ancora in vigore. Nella Tabella allegata viene inoltre fornita un’utile corrispondenza tra gli articoli del Testo Unico sulla documentazione amministrativa e le norme legislative e regolamentari previgenti.
Il DPR n. 445/2000 abroga numerose norme, che fino ad oggi erano ritenute fondamentali per l’autocertificazione, recependone il contenuto nel corpo del Testo Unico sulla documentazione amministrativa. In particolare vengono abrogate tra l’altro:
la legge n. 15/1968
gli articoli 2 e 3 della legge n. 127/1997 nelle parti riguardanti l’autocertificazione
l’articolo 2 della legge n. 191/1998
gli articoli 2 e 3 della recente legge n. 340/2000 di semplificazione annuale
il DPR n. 513/1997
il DPR n. 403/1998
il DPR n. 428/1998 .
Restano naturalmente in vigore tutte le norme sulla riservatezza dei dati personali, contenute nella legge 675/1996 e, fino alla loro sostituzione, tutti quei decreti e direttive ministeriali a carattere generale o contenenti regole tecniche per la documentazione informatica.
