L’Agenzia delle Entrate, con la circolare numero 18/E del 24 giugno 2014, ha fornito alcuni chiarimenti interpretativi sulla disciplina della fattura elettronica, così come introdotta nel nostro ordinamento a seguito del recepimento della Direttiva 45/2010/UE. Di seguito una breve sintesi degli elementi di maggiore interesse contenuti nella circolare [per approfondimenti, si segnala il libro pubblicato nella collana “I quaderni di Giurdanella.it”, dal titolo: “La fattura elettronica nella pubblica amministrazione”, Cesda editore, 2014].
Il concetto di fattura elettronica
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che l’elemento che contraddistingue la “fattura elettronica” è costituito dal formato con il quale la stessa viene trasmessa e ricevuta dal destinatario, essendo non rilevante il formato di creazione del documento. In sintesi, pertanto:
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non costituisce “fattura elettronica”, il documento creato elettronicamente (utilizzando, per esempio, un software di fatturazione o un foglio di calcolo), ma trasmesso al soggetto destinatario in formato cartaceo;
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costituisce “fattura elettronica” il documento creato analogicamente (in forma cartacea), ma scansionato e inviato al destinatario attraverso un mezzo elettronico (per esempio, la posta elettronica).
L’accettazione da parte del destinatario
Per quanto concerne il requisito della “accettazione da parte del destinatario” l’Agenzia delle Entrate ha adottato un’interpretazione meno rigorosa, rispetto a quanto appare dal significato letterale prima facie della norma. Nella circolare l’Amministrazione Finanziaria ha sostenuto che:
- l’accettazione da parte del destinatario può essere espressa, con uno specifico accordo scritto preventivo (n.d.a. soluzione raccomandata da Assonime), o tacita per comportamento concludente (pagamento della fattura e conservazione in formato elettronico della stessa);
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la mancata accettazione della fattura elettronica da parte del soggetto destinatario non produce effetti sul soggetto emittente, il quale potrà comunque considerare il documento come “fattura elettronica” conservandolo con le relative modalità previste.
Le modalità di trasmissione elettronica della fattura elettronica
La circolare fornisce, inoltre, alcuni chiarimenti sul “sistema di controllo di gestione”, quale strumento idoneo ad assicurare il rispetto dei requisiti di autenticità, integrità e leggibilità della fattura. Secondo il documento di prassi il sistema deve permettere di ricostruire puntualmente l’iter contabile del documento (dall’ordine di acquisto alla registrazione dell’operazione nel bilancio annuale). Tale sistema può essere costituito, per esempio, da un software gestionale integrato (ERP) che permetta di gestire tutti i cicli (acquisti, magazzino, vendite, amministrazione) interessati dall’operazione oggetto di fatturazione.
