Sono state pubblicate le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonchè di formazione e conservazione dei documenti informatici della PA ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005“.
Si tratta di tutte le informazioni e le regole tecniche utili per la gestione di tutti i documenti informatici della PA. Il DPCM (Decreto Presidenza del Consiglio dei Ministri) 13 novembre 2014 è stato pubblicato infatti in Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015.
Cos’è un documento informatico? Secondo il legislatore il documento informatico può essere formato mediante una delle seguenti modalità:
- redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
- acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico;
- registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili dall’utente;
- generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi di dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica
In tema di trasferimento nel sistema di conservazione, esso deve avvenire “generando un pacchetto di versamento nelle modalità e con il formato previsti dal manuale di conservazione dei documenti informatici“.
Ma quando entreranno in vigore le nuove regole? La data è fissata giorno 11 febbraio 2015, decorsi 30 giorni dalla pubblicazione in Gazzetta.
La pubblica amministrazione dovrà adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall’entrata in vigore del decreto. Fino al completamento di tale processo, come specificato nelle disposizioni finali, potranno però essere applicate le previgenti regole tecniche.
Consulta il TESTO INTEGRALE DEL DECRETO in Gazzetta
Allegato 1 – GLOSSARIO/DEFINIZIONI
Allegato 2 – FORMATI (Formati, Criteri di scelta, Formati indicati per la conservazione)
Allegato 3 – STANDARD E SPECIFICHE TECNICHE
Allegato 4 – SPECIFICHE TECNICHE DEL PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE
Allegato 5 – METADATI (Metadati minimi del documento informatico, del documento amministrativo informatico, del fascicolo informatico
