L’autorizzazione del Garante del 20.9.2000

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 20 settembre 2000
“Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti” (G.U. 30.9.2000 n. 229)
(1° ottobre 2000 – 31 dicembre 2001)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Ugo De Siervo e dell’ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l’art. 22, comma 1, della citata legge n. 675/1996, il quale individua come “sensibili” i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto l’art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima legge, rispettivamente modificato e introdotto dall’art. 5 del decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorità e con il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante può rilasciare le autorizzazioni, anche d’ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996, come sostituito dall’art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997, n. 123);
Vista l’autorizzazione del Garante adottata il 29 settembre 1999 relativa al trattamento dei dati “sensibili” nei rapporti di lavoro, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 2 ottobre 1999 e avente efficacia fino al 30 settembre 2000;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni generali rilasciate negli anni precedenti, che sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti a garanzia degli interessati, tenendo conto dei diritti e degli interessi meritevoli di tutela degli operatori che verrebbero penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove autorizzazioni generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli adempimenti che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate categorie di titolari, nonché di assicurare una migliore funzionalità dell’ufficio del Garante e di armonizzare le prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla luce dell’esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che tali nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo determinato, in conformità a quanto previsto dal regolamento concernente l’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio di questa Autorità emanato con decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta la necessità che anche le nuove autorizzazioni prendano in considerazione le finalità dei trattamenti, le categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonché il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali aspetti é prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini dell’applicazione delle norme sull’esonero dall’obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni princìpi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l’identità personale, princìpi valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in materia dal Consiglio d’Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati sensibili é effettuato da liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali per l’espletamento delle rispettive attività professionali, e che é pertanto necessario che tali trattamenti formino oggetto di una autorizzazione generale ai sensi dell’art. 41, comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l’art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona penalmente la violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza previsto dall’art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l’art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d’ufficio;
Viste le osservazioni dell’ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana n. 162 del 13 luglio 2000;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;

AUTORIZZA

I liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali a trattare i dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n.675/1996, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione.
L’autorizzazione é rilasciata, anche senza richiesta, ai liberi professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l’esercizio di un’attività professionale in forma individuale o associata, o in conformità alle norme di attuazione dell’art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di attività di assistenza e consulenza.
Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti anche ai sensi dell’art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578, e successive modificazioni e integrazioni, recante l’ordinamento della professione di avvocato.
L’autorizzazione é rilasciata anche ai sostituti e agli ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell’art. 2232 del codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero professionista.
Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei dati sensibili effettuato:
a) dagli esercenti la professione sanitaria e dagli psicologi, dal personale sanitario infermieristico, tecnico e della riabilitazione, ai quali si riferisce l’autorizzazione generale n. 2/2000;
b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di collaborazione di cui si avvale il libero professionista o taluno dei soggetti sopraindicati, alla quale si riferisce l’autorizzazione generale n. 1/2000;
c) da soggetti privati che svolgono attività investigative, dai giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati.
Il trattamento può riguardare i dati sensibili relativi ai clienti.
I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati ove ciò sia strettamente indispensabile per l’esecuzione di specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi.
In ogni caso, i dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto agli incarichi conferiti.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata autorizzazione generale n. 2/2000.

3) Finalità del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili può essere effettuato ai soli fini dell’espletamento di un incarico che rientri tra quelli che il libero professionista può eseguire in base al proprio ordinamento professionale, e in particolare:
a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell’interesse di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di consulente del lavoro;
b) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi;
c) ai fini dello svolgimento da parte del difensore nel procedimento penale delle investigazioni di cui all’art. 38 delle norme di attuazione del codice di procedura penale, anche a mezzo di sostituti e di consulenti tecnici;
d) per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.

4) Modalità di trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate all’incarico conferito dal cliente.
Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999, concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la personalità degli interessati, nonché il trasferimento all’estero dei dati.
Restano inoltre fermi gli obblighi:
a) di informare l’interessato ai sensi dell’art. 10, commi 1 e 3, della legge n. 675/1996, anche quando i dati sono raccolti presso terzi;
b) di acquisire il consenso scritto.
Se i dati sono raccolti per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3), lettere b) e c), l’informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso scritto, sono necessari anche in riferimento ai dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali finalità, oppure per altre finalità con esse non incompatibili.
Le informative devono permettere all’interessato di comprendere agevolmente se il titolare del trattamento é un singolo professionista o un’associazione di professionisti, ovvero se ricorre un’ipotesi di contitolarità tra più liberi professionisti.
Resta ferma la facoltà del libero professionista di designare quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati del trattamento preposti all’espletamento di compiti amministrativi.

5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati, per il periodo di tempo previsto dalla normativa comunitaria, da leggi, o da regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per adempiere agli incarichi conferiti.
A tal fine deve essere verificata la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto agli incarichi.
I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi possono essere mantenuti se pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi incarichi.

6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente pertinenti all’espletamento dell’incarico conferito e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia (art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996).
I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.

7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da norme di legge o da regolamenti che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare dalle leggi 20 maggio 1970, n. 300 e 5 giugno 1990, n. 135, nonché dalle norme volte a prevenire discriminazioni.
Restano fermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l’impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonché gli obblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole figure professionali.

9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° ottobre 2000, fino al 31 dicembre 2001.