A chiusura dei lavori del Consiglio dei ministri n.83 del 6 dicembre 2002 il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie, Lucio
Stanca, ed il Ministro per la Funzione Pubblica, Luigi Mazzella, hanno informato il Consiglio in merito alla emanazione della
Direttiva sulla “Trasparenza dell’azione amministrativa e la gestione dei flussi documentali”, ovvero il cosiddetto protocollo
informatico.
“La diffusione del protocollo elettronico – hanno commentato Stanca e Mazzella – rappresenta un passaggio di fondamentale
importanza sulla via della digitalizzazione dell’attività amministrativa, uno degli obiettivi prioritari del programma di Governo per
la legislatura”.
Il quadro normativo
La direttiva, innanzi tutto, individua il quadro normativo rilevante in materia.
Sono diverse, infatti, le norme volte a regolare gli aspetti concernenti la gestione elettronica dei documenti amministrativi,
adottate in seguito alla legge 59/1997 che ha dato validità giuridica al documento informatico:
– il DPR 428/1998 (poi confluito nel DPR 445/2000) e le relative regole tecniche di cui al DPCM 31/10/2000, che
disciplinano la tenuta dei sistemi di protocollo informatico;
– la Circolare n.28 Aipa 7 maggio 2001, riguardante la interoperabilità di tali sistemi di protocollo;
– la deliberazioni Aipa 24/1998 e 42/2001, disciplinanti l’archiviazione del documento elettronico in conformità alla suddetta
normativa sui sistemi di protocollo;
– il D.Lgs. 10/2002
recante l’attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche.
Gli obiettivi
Gli obiettivi principali della direttiva sono, da un lato un più rapido e proficuo utilizzo del documento informatico e della firma
elettronica negli scambi di documenti ed atti tra amministrazioni, che migliori l’efficienza interna degli uffici attraverso
l’eliminazione dei registri cartacei e la riduzione degli uffici di protocollo nonchè l’interoperabilità tra le diverse P.A.; dall’altro
lato, la trasparenza dell’azione amministrativa, obiettivo cardine del Governo (si vedano la direttiva “Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione per il 2002” emanata il 21 dicembre 2001 dal Ministro per l’innovazione e le tecnologie, nonchè le determinazioni del Comitato dei Ministri per la Società dell’informazione adottate il 13 febbraio 2002).
I progetti
Posto che il DPR 445/2000 fissa al 1° gennaio 2004 il termine per la realizzazione dei sistemi di gestione del protocollo
informatico e dei procedimenti amministrativi, lasciando a ciascuna amministrazione la scelta delle soluzioni tecnologiche da
adottare, risulta necessario, al fine di conseguire i suesposti obiettivi, che le amministrazioni provvedano ad avviare progetti
destinati a diffondere la gestione di documenti elettronici sia al loro interno, sia negli scambi con i soggetti esterni.
Interoperabilità
Riguardo all’interoperabilità tra le singole Pubbliche Amministrazioni, considerando che solo lo sviluppo congiunto della firma
elettronica e del protocollo informatico rende possibile la realizzazione effettiva di una gestione completamente automatizzata dei
flussi documentali, è stato già posto in essere un sistema di posta elettronica certificata che renda operativo l’art. 14 del DPR
445/2000, allo scopo di fornire, nell’immediato, alle amministrazioni uno strumento sicuro di scambio di messaggi ufficiali e, in
prospettiva, al cittadino e all’impresa un canale aggiuntivo di comunicazione con la pubblica amministrazione.
Inoltre, il Centro Tecnico per la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione – le cui funzioni verranno a breve assorbite dalla
nuova dell’Agenzia Nazionale per l’innovazione tecnologica – ha realizzato un indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) che
riporta l’elenco dei servizi offerti, le informazioni per il loro utilizzo, e gli indirizzi di posta elettronica certificata, come previsto dal
DPCM 31/10/2000 (si veda il sito appositamente realizzato
).
Gestione elettronica interna
Per i sistemi di gestione elettronica dei documenti la direttiva prescrive l’individuazione delle aree organizzative omogenee (AOO)
ai sensi dell’articolo 50, comma 4, D.P.R. 445/2000. Per ogni AOO dovrà essere comunicato al Centro Tecnico la casella
ufficiale di posta elettronica ed il nominativo del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico e della gestione
dei flussi documentali.
Inoltre, dovrà essere adottato il manuale di gestione come previsto dall’art. 5, D.P.C.M. 31 ottobre 2000, e predisposto un
progetto per la progressiva messa in opera – in ossequio ai principi di interoperabilità di cui alla circolare Aipa del 7 maggio
2001 – di sistemi di protocollo integrati con posta elettronica certificata e firma elettronica: in tal modo, ai sensi dell’art.10,
comma 3, DPR 445/2000, i documenti informatici gestiti avranno efficacia di scrittura privata.
Piano d’azione generale
Le amministrazioni definiscono un piano d’azione dettagliato che preveda lo svolgimento di attività tenendo conto della scadenza
del 1 gennaio 2004 prevista dal DPR 445/2000 per l’adozione del sistema di protocollo informatico. Il piano d’azione dovrà
essere comunicato al Centro Tecnico entro il 28 febbraio 2003.
