Il Ministro delle attività produttive ha emanato una nuova circolare che rivede, almeno in parte, le disposizioni normative sull’invio telematico degli atti di società ed imprese alle Camere di commercio.
A tal proposito pare utile ricordare il quadro normativo in cui si innesta tale Circolare. E’ la legge 29 dicembre 1993, n. 580, che ha previsto “la predisposizione, la tenuta, la conservazione e la gestione, secondo tecniche informatiche, del registro delle imprese” (art. 8, comma 6).
In seguito è intervenuta la legge 24 novembre 2000, n. 340 (Legge di semplificazione 1999), che prevedeva: “le domande, le denunce e gli atti che le accompagnano presentate all’ufficio del registro delle imprese … sono inviate per via telematica ovvero presentate su supporto informatico ai sensi dell’art. 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59” (art. 31, comma 2). Era, dunque, necessario che le imprese si dotassero di dispositivi di firma digitale.
Il termine entro cui le imprese si sarebbero dovute conformare al suddetto disposto, inizialmente previsto in un anno dalla data di entrata in vigore della legge 340/2000, è stato poi rimandato di un anno dalla legge 28 dicembre 2001, n. 448 (legge finanziaria 2002), art. 3, comma 13. Il termine era dunque il 9 dicembre 2002. Ma il mondo delle imprese non è ancora pronto per la firma digitale.
Con la Circolare in esame, infatti, il Ministero delle attività produttive, “vista la necessità di una più vasta diffusione dei dispositivi per la firma digitale”, concede “in via provvisoria, per un periodo comunque non superiore a sette mesi” di presentare i documenti su floppy disk anche senza firma digitale, “purché il floppy disk contenente il modulo informatico sia accompagnato da una distinta sulla quale siano apposte le firme richieste e siano contemporaneamente presentati gli atti previsti in formato cartaceo”.
La Circolare, inoltre, prescrive che contestualmente ai depositi di atti posti in essere con tale procedura provvisoria, l’impresa debba presentare “richiesta per il rilascio gratuito del certificato elettronico di sottoscrizione e della smart card presso lo sportello camerale a ciò destinato”.
Tale provvedimento ministeriale è stato, poi, confermato dalla legge 27 dicembre 2002, n. 284, secondo cui le modalità di invio di atti al registro delle imprese, indicate dal suddetto art. 31, legge 340/2000, dovranno essere eseguite, in caso di assenza di firma digitale ai sensi di legge, mediante allegazione degli originali o di copia in forma cartacea rilasciata a norma di legge, prevedendo come termine ultimo per l’utilizzo di tale procedura provvisoria il 30 giugno 2003.
Di seguito il testo integrale della Circolare ministeriale.
Ministero delle attività produttive
Circolare del 29 novembre 2002, n. 3553/C
Prime indicazioni attuative dell’art. 31, comma 2, della legge 24 novembre 2000, n. 340 così come modificato dall’art. 3, comma 13, della legge 28 dicembre 2001, n. 448
La norma in oggetto prevede che “le domande, le denunce e gli atti che le accompagnano presentate all’ufficio del registro delle imprese, ad esclusione di quelle presentate dagli imprenditori individuali e dai soggetti iscritti al repertorio delle notizie economiche e amministrative di cui all’art. 9 del decreto del Presidente della Repubblica 7 dicembre 1995, n. 581, sono inviate per via telematica ovvero presentate su supporto informatico ai sensi dell’art. 15, comma 2, della logge 15 marzo 1997. n. 59”. L’entrata in vigore della disposizione, originariamente prevista “decorso un anno dall’entrata in vigore” della legge è stata, com’è noto, prorogata di un anno dalla legge n. 448 del 2001 (legge finanziaria 2002) e quindi verrà a cadere il prossimo 9 dicembre 2002.
Nel tempo intercorso dall’introduzione della disposizione in parola e il predetto termine d’inizio della sua efficacia questo Ministero ha incoraggiato il sistema camerale a realizzare varie iniziative per verificare l’operatività delle procedure informatiche e l’organizzazione degli uffici. A tal fine sono stati adottati vari decreti ministeriali tra i quali: il decreto 21 marzo 2001 e 19 marzo 2002 per la sperimentazione del deposito per via telematica del bilancio; il decreto 12 novembre 2001 per la presentazione per via telematica degli atti di conversione del capitale sociale in Euro. Tali iniziative hanno favorito il diffondersi dell’uso della firma digitale tra gli utenti del registro delle imprese, ma il numero di dispositivi di firma rilasciati (circa 200.000) dovrà ancora essere incrementato per garantire la piena funzionalità degli uffici del registro delle imprese a seguito dell’introduzione delle nuove procedure informatiche.
Assistiamo al contempo all’evolversi del quadro normativo di riferimento: sta per essere varata la riforma del diritto societario prevista dalla legge delega 3 ottobre 2001, n. 366; è in corso di modifica la direttiva comunitaria 68/151/EEC in terna di pubblicità legale delle società; al Dipartimento dell’innovazione e le tecnologie è in corso l’adozione del regolamento per il coordinamento tra il T.U. in materia di documentazione amministrativa approvato con il d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 con le disposizioni contenute nel decreto legislativo n. 10 del 2000 di attuazione della direttiva 1999/93/CE per le firme elettroniche.
In presenza di norme di riferimento in continua evoluzione, questo Ministero intende coordinare e monitorare la fase di prima applicazione dell’art. 31, c. 2, della legge n. 340 in modo che la sua attuazione avvenga nel pieno rispetto della volontà del legislatore ma in maniera progressiva, al fine di assicurare il buon andamento degli uffici del registro delle imprese. In particolare questo Ministero intende garantire alle imprese procedure uniformi su tutto il territorio nazionale.
Campo di applicazione
I destinatari della disposizione, com’è chiaramente indicato, sono tutti i soggetti collettivi iscritti nel registro delle imprese, con esclusione dei soggetti iscritti solamente nel REA e delle imprese individuali.
La modulistica
I moduli da utilizzare per la presentazione delle domande/denunce sono esclusivamente i modelli informatici conformi alle specifiche tecniche approvate da questo Ministero con il decreto 7 agosto 1998. Le specifiche tecniche dei modelli informatici sono pubblicate sui siti web di codeste Camere di commercio nonché sul sito internet http://web.telemaco.infocamere.it alla voce “FeDra e Arianna”. Non sono pertanto più ricevibili da codeste Camere i moduli in formato cartaceo S1, S2, S3, B, S5, S6, intercalare S, approvati con il suddetto D.M. 7 agosto 1998 e riferiti al previgente sistema.
Modalità di presentazione:
a) per via telematica
La trasmissione del modulo informatico di domanda/denuncia e degli atti che l’accompagnano, avviene tramite il sistema di collegamento alla rete di codeste Camere di commercio denominato “Telemaco”, realizzato in conformità all’art. 14 del d.P.R. 445 del 2000 ed equivalente all’invio a mezzo posta previsto dall’art. 15 del d.P.R. 7 dicembre 1995, n. 581.
Le domande/denunce inviate per via telematica, in quanto istanze presentate alla pubblica amministrazione, sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale, basata su di un certificato qualificato rilasciato da un certificatore accreditato, e generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura, ovvero se presentate – allorquando ne sarà diffuso l’uso – con la carta d’identità elettronica e la carta dei servizi, ai sensi dell’art. 38 del d.P.R. n. 445 del 2000 così come modificato dal decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10.
La documentazione allegata alla domanda deve avere i requisiti del documento informatico così come indicato agli artt. 8 ss. del più volte citato d.P.R. n. 445/2000 e successive modifiche. Il formato dei documenti deve rispondere ai requisiti di cui all’art. 4 della Deliberazione dell’AIPA n. 51/2000.
L’ufficio del registro delle imprese provvede nello stesso giorno di ricevimento alla registrazione di protocollo, all’apposizione al momento della ricezione della marcatura temporale ai sensi dell’art. 24, comma 6, del d.P.R. n. 445/2000 tramite il collegamento telematico e ai controlli previsti dall’art. 6 del d.P.R. n. 581/95. A seguito dell’assegnazione del numero di protocollo, l’ufficio invia telematicamente la ricevuta del protocollo presso l’indirizzo di posta elettronica registrato all’atto dell’abilitazione al sistema o della trasmissione.
Dalla data di protocollo decorre il termine di cinque giorni per l’esecuzione dell’iscrizione ai sensi dell’art. 11 del D.P.R. 581/95.
Per il pagamento per via telematica dell’imposta di bollo si fa riferimento al decreto 17 maggio 2002, n. 127 del Ministero dell’economia e delle finanze pubblicato nella G.U. n. 153 del 2 luglio 2002, ed alla relativa circolare esplicativa redatta dall’Agenzia delle Entrate, in data 7 agosto 2002, n. 67/E. I diritti di segreteria da corrispondere, di importo ridotto, sono indicati nel d.m. 23 marzo 2000, tab. A.
b) su supporto informatico
La modalità di presentazione su supporto informatico, prevista dall’art. 31, c. 2, della legge n. 340 in alternativa alla modalità telematica di cui sopra, si differenzia dalla precedente in quanto la presentazione della domanda/denuncia e degli atti che l’accompagnano avviene tramite la consegna all’ufficio del registro delle imprese di un floppy disk ove sono memorizzati detti documenti informatici, sottoscritti con firma digitale, così come indicato dagli artt. 8 e ss. del più volte citato d.P.R. 445 e successive modifiche. Il formato dei documenti deve rispondere ai requisiti di cui all’art. 4 della Deliberazione dell’AIPA n. 51/2000.
L’ufficio del registro delle imprese provvede nello stesso giorno di ricevimento alla registrazione di protocollo e ai controlli previsti dall’art. 6 del d.P.R. n. 581. A seguito dell’assegnazione del numero di protocollo, l’ufficio rilascia la ricevuta del protocollo da cui decorre il termine di cinque giorni per l’esecuzione dell’iscrizione ai sensi dell’art. 11 del DPR 581. I diritti di segreteria da corrispondere, di importo ridotto, sono indicati nel d.m. 23 marzo 2000, tab. A.
Progressività dell’implementazione della norma
Nella fase di prima applicazione della legge, vista la necessità di una più vasta diffusione dei dispositivi per la firma digitale e considerate le modifiche normative in corso, nonché l’esigenza di garantire il buon andamento degli uffici secondo il principio generale di cui all’art. 97 della Costituzione, si consente, in via provvisoria, per un periodo comunque non superiore a sette mesi dall’entrata in vigore del più volte citato art. 31 comma 2 della legge 24 novembre 2000. n. 340 (e sue modificazioni), l’uso della modalità di presentazione sub b) anche in assenza di firma digitale, purché il floppy disk contenente il modulo informatico sia accompagnato da una distinta sulla quale siano apposte le firme richieste e siano contemporaneamente presentati gli atti previsti in formato cartaceo.
Contestualmente alla presentazione della prima domanda di iscrizione, modifica (escluse le cessazioni) e di deposito di atti con la predetta procedura provvisoria, un rappresentante legale dell’impresa presenta richiesta per il rilascio gratuito del certificato elettronico di sottoscrizione e della smart card presso lo sportello camerale a ciò destinato (cfr. note sui diritti di segreteria d.m. 23 marzo 2000) o per il tramite di un incaricato abilitato alla registrazione nella procedura di rilascio dei servizi di certificazione digitale. Sono ovviamente ammessi dispositivi di firma digitale rilasciati da altri distributori autorizzati.
Sempre al fine di garantire il buon andamento degli uffici, e l’efficienza della Pubblica Amministrazione, le società che abbiano già proceduto allo scioglimento e alla messa in liquidazione antecedentemente al 9 dicembre 2002, e debbano pertanto procedere esclusivamente al deposito del bilancio finale di liquidazione ed alla cancellazione della compagine sociale dal Registro delle Imprese, sono esentate dal presentare tali istanze secondo il procedimento sopra delineato alle lettere a) e b). Tale deroga è comunque ammessa per un periodo non superiore a sette mesi dall’entrata in vigore del più volte citato art. 31 comma 2 della legge 24 novembre 2000, n. 340 (e sue modificazioni).
Si invitano codeste Camere a dare la più ampia diffusione alle indicazioni contenute nella presente circolare agli utenti del registro delle imprese ed ad attenersi scrupolosamente alle indicazioni medesime, evitando di accogliere domande/denunce presentate con modalità diverse da quelle sopra individuate.
IL MINISTRO
Antonio Marzano
